(00)Manajemen dokumen untuk organisasi

Setiap dokumen punya perjalanan, dan sebagian besar tercecer di tengah jalan.

Obscura menjaga setiap dokumen tetap di satu jalur, dari draft pertama sampai seseorang menemukan, memahami, dan menindaklanjutinya. Obscura berjalan di server Anda sendiri, jadi dokumen Anda tetap berada di tangan Anda.

Jadwalkan demo Ikuti perjalanannya

(01)Jalan memutar

Satu perjanjian vendor bisa melewati 11 langkah di 6 tempat berbeda sebelum selesai.

  • 11langkah
  • 6tempat
  • 4kali download dan upload
  • 2catatan manual

Ini contoh ilustrasi dan bukan benchmark.

Draft ditulis lewat email, approval dikejar lewat chat, dan tanda tangan dilakukan di aplikasi lain. Setelah itu file yang sudah ditandatangani masuk ke folder bersama, sementara seseorang memperbarui spreadsheet supaya tim bisa memantaunya.

(02)Harganya

Setiap jalan memutar itu memakan waktu, walaupun tidak pernah ada yang mengirimkan tagihannya kepada Anda.

21,3% produktivitas hilang karena masalah dokumen IDC, 2012

19%

dari jam kerja seminggu habis untuk mencari dan mengumpulkan informasi

McKinsey Global Institute, 2012

Angka IDC adalah titik awal dari sebuah studi, jadi bukan klaim tentang organisasi Anda.

Hitung biaya untuk organisasi Anda

Biayanya tersebar di banyak orang dan banyak keterlambatan kecil, sehingga tidak pernah muncul sebagai satu baris di anggaran, tapi Anda tetap membayarnya setiap tahun.

(03)Obscura

Ini Obscura.

Obscura adalah satu aplikasi untuk seluruh perjalanan dokumen. Tim Anda membuat, menyetujui, menandatangani, dan menyimpan setiap dokumen di satu tempat. Bertahun-tahun kemudian dokumen itu tetap mudah ditemukan dan dipahami.

Anda bisa menjalankannya di server sendiri, di cloud privat, atau di jaringan tertutup.

(04)Di Obscura

Di Obscura, setiap dokumen berjalan di satu jalur dari draft sampai arsip.

Karena setiap langkah terjadi di aplikasi yang sama, tidak ada yang perlu mendownload file, mengirimkannya, lalu mengupload lagi.

  1. 01

    Buat

    Mulai dari template resmi, lalu edit file Word, Excel, atau PowerPoint langsung di browser.

    Editor dokumen Obscura yang berjalan di browser, dengan contoh perjanjian layanan vendor yang terbuka untuk diedit.
  2. 02

    Setujui

    Approval mengikuti rute yang ditetapkan untuk setiap jabatan, lengkap dengan tenggat, eskalasi, dan catatan untuk setiap keputusan.

    Workflow builder Obscura, tempat langkah approval ditugaskan ke jabatan yang harus menyetujuinya.
  3. 03

    Tandatangani

    TTE dan e-Meterai dibubuhkan di dokumen yang sama, jadi tidak ada yang perlu dicetak.

    Tanda tangan sedang dibubuhkan langsung pada halaman contoh dokumen di Obscura.
  4. 04

    Simpan

    Dokumen diberi nomor, diklasifikasikan, dan disimpan selama masa retensinya, dan riwayat lengkapnya bisa dibuka dengan satu klik.

    Contoh catatan dokumen di Obscura yang menampilkan nomor, status, dan riwayat aktivitasnya.

Pekerjaan berjalan lebih cepat, dan pada saat yang sama kontrol Anda atas pekerjaan itu justru lebih ketat.

Tanda tangan tersertifikasi dan e-Meterai terhubung melalui penyedia eksternal.

(05)Tanya

Di Obscura, perjalanan dokumen belum selesai setelah dokumen disimpan.

  1. 01Buat
  2. 02Setujui
  3. 03Tandatangani
  4. 04Simpan
  5. 05Tanya
  6. 06Hubungkan
05

Tanya

Anda bisa mencari berdasarkan makna dan tidak harus memakai kata yang persis sama, lalu bertanya tentang satu dokumen atau sekumpulan folder. Setiap jawaban terhubung ke sumbernya, jadi Anda bisa membukanya dan memeriksa sendiri.

Kapan pembayaran pertama jatuh tempo?

Perjanjian Vendor · hal. 4

Ilustrasi dengan data contoh
Layar Tanya Arsip di Obscura, tempat Anda bisa mengetik pertanyaan atau memilih salah satu contoh pertanyaan tentang arsip.
Tanya Arsip di Obscura · Data contoh

AI hanya memakai dokumen yang boleh dilihat oleh orang yang bertanya. Anda bisa menjalankan model lokal, memakai penyedia yang sudah disetujui, atau mematikan AI sepenuhnya.

(06)Contract & Project Intelligence

Di Obscura, setiap dokumen terhubung ke proyek dan kontrak tempat dokumen itu berada.

Lihat bagaimana semua dokumen dalam satu proyek saling terhubung.

Obscura menyusun kontrak, adendum, purchase order, invoice, dan berita acara sebuah proyek dalam satu grafik. AI mengusulkan hubungan baru beserta kutipan yang mendukungnya, tapi tidak ada yang terhubung sebelum seseorang di tim Anda menerimanya.

Contract Intelligence
Telusuri satu perjanjian sampai ke adendum, dokumen pelaksanaannya, dan invoice yang ditagihkan atasnya.
Project Intelligence
Lihat seluruh proyek dalam satu peta, dari persyaratan dan proposal sampai kontrak, invoice, dan bukti pelaksanaan.

Proyek

Pembaruan Backup Kantor Pusat

Klien
PT Contoh Nusantara
Status proyek
Aktif
Dokumen terhubung
8
Saran
3

Buka proyek

Dokumen

REQ-001 · Ringkasan persyaratan

Tipe
Persyaratan
Status
Final

Buka dokumen

Dokumen

SOW-001 · Lingkup kerja

Tipe
Lingkup kerja
Status
Final

Buka dokumen

Dokumen

PRP-002 · Proposal revisi 2

Tipe
Proposal
Status
Final

Buka dokumen

Dokumen

PRP-001 · Proposal revisi 1

Tipe
Proposal
Status
Digantikan

Buka dokumen

Dokumen

PO-001 · Purchase order

Tipe
Purchase order
Status
Final

Buka dokumen

Kontrak

AGR-001 · Perjanjian layanan backup

Tipe
Kontrak
Status
Final

Buka kontrak

Dokumen

AMD-001 · Adendum pelaporan

Tipe
Adendum
Status
Final

Buka dokumen

Dokumen

INV-001 · Invoice layanan Oktober

Tipe
Invoice
Status
Diterima

Buka dokumen

Dokumen

BAST-001 · Berita acara layanan Oktober

Tipe
Berita acara
Status
Final

Buka dokumen

Proyek

Pembaruan Backup Kantor Pusat

Klien
PT Contoh Nusantara
Dokumen terhubung
8
Saran
32
  1. AGR-001KontrakBagian dari proyekProyek
  2. AMD-001AdendumMengubah sebagianAGR-001
  3. BAST-001Berita acaraBukti untukAGR-001
  4. INV-001InvoiceMenagih untukPO-001

Saran AI

Menagih untuk

Menagih layanan Oktober 2026 berdasarkan purchase order yang dikutip.

Kutipan pendukung

“…invoice ini merujuk ke PO‑001…” hal. 1

TerimaTolak

Garis utuh: hubungan yang sudah tercatatGaris putus-putus: saran AI

Akses ke sebuah proyek tidak otomatis membuka dokumen yang dibatasi.

Ilustrasi dengan data contoh

(07)SharePoint

Apakah perjalanan dokumen Anda berhenti begitu dokumen disimpan? Kalau ya, gantikan SharePoint dengan Obscura untuk urusan dokumen Anda.

Kalau SharePoint hanya menjadi tempat menyimpan file, pekerjaan di sekitarnya tetap dikerjakan di tempat lain, mulai dari menyusun draft, approval, dan tanda tangan sampai mencari jawaban. Obscura menjadi system of record untuk dokumen bisnis Anda, sementara Teams dan Outlook tetap bisa dipakai untuk komunikasi.

Saat perencanaan implementasi, kami bisa menilai file yang sudah ada beserta izin aksesnya.

SharePoint punya approval dasar, tapi yang lebih kompleks membutuhkan Power Automate, dan SharePoint Server on-premise hanya mendukung workflow versi lama. Fitur tanda tangan elektronik bawaan Microsoft untuk SharePoint tidak tersedia di Indonesia. Fitur itu juga tidak menyediakan tanda tangan tersertifikasi Indonesia (TTE) ataupun e-Meterai, sementara di Obscura keduanya terhubung lewat penyedia di Indonesia.

Lihat perbandingan lengkap

(08)Di dalam Obscura

Setiap dokumen punya satu catatan yang menyatukan isi, versi, akses, dan aktivitasnya.

Contoh kebijakan pengadaan yang terbuka di Obscura, dengan status, versi, akses, tanda tangan, workflow, dan ringkasan AI di sampingnya.
Data contoh
Penerapan
Server Anda sendiriCloud privatJaringan tertutupLihat opsi penerapan
Standar
ISO/IEC 27001: ISMS PT Virtue Digital Indonesia tersertifikasi Dibangun mengikuti ISO 16175 Selaras dengan ISO 15489

Kapabilitas yang tersedia mengikuti modul yang Anda pilih.

(09)

Pilih satu dokumen, dan kami akan mengikuti perjalanannya di Obscura bersama Anda.

Dokumennya bisa berupa kontrak kerja atau perjanjian vendor. Kami akan mengukur berapa lama prosesnya sekarang dan berapa lama prosesnya di Obscura.

Kalau setelah melihat angkanya harganya masih terasa terlalu mahal, tidak apa-apa, karena Anda setidaknya sudah tahu persis berapa biaya cara kerja Anda saat ini.

Jadwalkan demo Ikuti satu dokumen bersama kami