(00)Produk / Kolaborasi

Setiap permintaan, review, dan approval punya pemilik, jadi tidak perlu mengejar langkah berikutnya.

  1. 01MintaPenanggung jawab ditetapkan
  2. 02Review dan putuskanKeputusan tercatat
  3. 03Simpan riwayatRiwayat tersimpan

Obscura menghubungkan permintaan dokumen, review, dan approval dalam satu workspace, dan membuat staf internal maupun peserta eksternal sama-sama bertanggung jawab atas langkah berikutnya. Tim Anda jadi lebih sedikit menghabiskan waktu untuk follow up lewat chat dan email.

Jadwalkan demo kolaborasi Lihat cara kerjanya

Fitur yang tersedia bergantung pada modul dan integrasi yang Anda pilih.

(01)Kejar-kejaran

Sebagian besar keterlambatan review berasal dari menunggu tahu giliran siapa.

Permintaan dikirim lewat email, reviewer menanyakan konteks lewat chat, dan approver sedang tidak di tempat saat dokumennya akhirnya tiba. Akhirnya ada yang membuat daftar sendiri supaya tim bisa follow up, dan follow up itu pun menjadi pekerjaan tersendiri.

(02)Cara kerja berjalan di Obscura

Di Obscura pekerjaan terus jalan karena setiap langkah punya pemilik yang jelas.

Setiap kemampuan di bawah ini berada di tahap saat tim Anda membutuhkannya, mulai dari permintaan pertama sampai keputusan akhir.

Ilustrasi

  1. PemintaMeminta dokumen vendor
  2. ReviewerMemeriksa dokumen
  3. Manajer pengadaan Tidak di tempatMenyetujui berdasarkan jabatan
  4. DelegasiBertindak atas nama manajer
  5. Approver eksternal Bergabung lewat link khusus
  6. Tanda tanganLewat provider yang dipilih
Ilustrasi: permintaan dokumen vendor berpindah dari peminta ke reviewer, lalu ke delegasi manajer pengadaan saat manajernya tidak di tempat. Setelah itu permintaan masuk ke approver eksternal yang bergabung lewat link khusus, dan terakhir ke penandatanganan lewat provider yang dipilih.

01Minta

  1. Beri setiap permintaan dokumen seorang penanggung jawab.

    Anda menugaskan setiap permintaan ke pengguna, grup, atau jabatan dan melacak pemenuhannya di Obscura, jadi tim tidak perlu banyak daftar pelacakan terpisah dan lebih sedikit pengingat.

02Review dan putuskan

  1. Beri reviewer konteks yang mereka perlukan untuk bertindak.

    Dokumen, riwayat versinya, diskusi, dan dokumen pendukung tetap berada di satu tempat, jadi reviewer tidak perlu lama mencari informasi sebelum memutuskan.

  2. Jaga approval tetap berjalan saat orang berganti.

    Anda mengatur urutan approval, tenggat, delegasi, dan eskalasi. Setiap tugas lalu diarahkan ke jabatan yang bertanggung jawab, sehingga pekerjaan tetap berjalan saat personel berganti.

  3. Libatkan pengambil keputusan dari luar organisasi Anda.

    Peserta eksternal bisa menyetujui atau menolak lewat link khusus, lalu dokumennya berlanjut ke penandatanganan lewat workflow dan provider yang Anda pilih.

    Penandatanganan tersertifikasi dan e-Meterai terhubung lewat provider eksternal.

03Bagikan dan simpan riwayat

  1. Jaga agar berbagi ke pihak luar tetap terkendali.

    Anda menentukan siapa yang bisa memakai share link dan kapan link itu kedaluwarsa, dan Anda bisa mencabut aksesnya begitu kebutuhan bisnisnya selesai.

  2. Bantu penerima menemukan jawabannya sendiri.

    Dengan modul AI, Anda bisa mengaktifkan Q&A dokumen untuk share link tertentu, sehingga penerima bisa bertanya dalam batas yang Anda atur, bahkan tanpa akun Obscura.

(03)Di dalam workspace

Workflow, keputusan, dan tanda tangan semuanya tercatat di dokumen yang sama.

Tampilan di bawah ini berasal dari produk dan memakai data contoh.

Workflow builder di Obscura: sebuah langkah ditetapkan sebagai approval, tanda tangan, e-Meterai, atau tanda tangan eksternal, lalu ditugaskan ke jabatan atau orang tertentu. Data contoh
Gbr. 1Workflow builder. Tentukan urutan review, penanggung jawab, dan keputusan yang diperlukan untuk setiap workflow.
Dialog Tempatkan tanda tangan Anda di Obscura, dengan kotak tanda tangan yang ditempatkan pada contoh kebijakan pengadaan. Data contoh
Gbr. 2Tanda tangan. Tempatkan tanda tangan pada dokumen di dalam workflow yang sama.
Halaman Laporan di Obscura, yang menampilkan total dokumen, penyimpanan yang terpakai, dan approval yang tertunda. Data contoh
Gbr. 3Laporan. Pantau jumlah dokumen, approval yang tertunda, dan penggunaan penyimpanan.

(04)Coba satu permintaan

Jalankan satu permintaan dokumen vendor lewat Obscura dan lihat follow up yang bisa dihemat.

Kami membawa satu permintaan dokumen vendor melewati review dan approval bersama Anda. Setelah itu Anda menilai penanggung jawab, waktu penyelesaian, dan buktinya sebelum kita menyepakati ruang lingkup pilot.

Jadwalkan demo kolaborasi