(00)Perbandingan
Aplikasi tanda tangan digital mempercepat tanda tangan, tapi kebanyakan perjalanan dokumen ada sebelum dan sesudahnya.
Aplikasi tanda tangan digital adalah tool yang tepat kalau penandatanganan memang kebutuhan utama Anda. DMS juga mengurus drafting, approval dan record, jadi pertanyaannya adalah cakupan mana yang perlu diperbaiki di organisasi Anda.
(01)Dua jalur
Aplikasi tanda tangan hanya mempercepat langkah tanda tangan, sedangkan di Obscura seluruh jalurnya bergerak bersama.
Draft-nya masih dikirim lewat email, approval-nya masih dikejar lewat chat, dan file yang sudah ditandatangani tetap harus disimpan di suatu tempat setelahnya. Tanda tangannya jadi cepat, tapi tahap-tahap di sekitarnya masih sama seperti sebelumnya.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi (TTE) sama sahnya di kedua tool, jadi perbedaannya ada pada cakupan.
(02)Kalau tanda tangan yang utama
Mulai dari aplikasi tanda tangan digital kalau tanda tangan adalah kebutuhan utama Anda.
- 01Hasil
Penandatanganan adalah kebutuhan utama
Prioritas Anda adalah menyelesaikan transaksi tanda tangan dan e-Meterai, jadi nilai dukungan provider, pengalaman penanda tangan dan usaha implementasinya.
- 02Sumber
Drafting dan review sudah berjalan baik
Tool Anda saat ini sudah mengendalikan revisi dan approval, atau template dari provider tanda tangan sudah memenuhi kebutuhan tim Anda.
- 03Record
Manajemen record sudah tersedia
Sistem record Anda yang sekarang sudah mengelola dokumen yang ditandatangani, buktinya, retensinya dan siapa yang boleh mengaksesnya setelah ditandatangani.
(03)Kalau seluruh jalur berpengaruh
Pertimbangkan DMS kalau pekerjaan sebelum dan sesudah tanda tangan juga perlu kontrol.
- 01Penyusunan
Kualitas dokumen dimulai sebelum penandatanganan
Template yang sudah disetujui, field terstruktur dan riwayat versi menjaga dokumen tetap benar sebelum ada yang menandatanganinya.
- 02Alur
Approval harus tetap jalan walaupun staf berganti
Tugas mengikuti peran, batas waktu dan delegasi yang sudah ditentukan, sehingga riwayat keputusan tetap utuh saat tanggung jawab berpindah ke orang lain.
- 03Audit
Bukti harus tetap terhubung
Versi, keputusan, tanda tangan dan status record tetap bersama, sehingga bisa direview belakangan tanpa harus dikumpulkan dari beberapa tool.
- 04Sensitif
Lokasi data adalah kebutuhan bisnis
Anda memilih infrastruktur, aturan akses, backup dan koneksi jaringan yang sesuai dengan kebijakan operasional Anda.
Data contoh
(04)Bandingkan cakupannya
Bandingkan pekerjaan yang terjadi sebelum, selama dan sesudah tanda tangan.
| Kebutuhan | Aplikasi tanda tangan digital | DMS Obscura |
|---|---|---|
| Cakupan proses | Berpusat pada penandatanganan; template, approval, tool kontrak dan penyimpanan berbeda-beda di tiap produk | Satu siklus hidup dari penyusunan dan review, penandatanganan, sampai penyimpanan dan retensi |
| Drafting dan template | Sebagian produk menyediakan form tanda tangan atau template kontrak; kedalaman fitur penyusunan dan version control berbeda-beda | Template yang sudah disetujui dengan field terpandu dan riwayat dokumen |
| Approval sebelum tanda tangan | Banyak produk mengatur urutan penandatanganan dan sebagian menyediakan approval; routing berbasis peran berbeda-beda di tiap produk | Approval bertingkat dengan batas waktu dan eskalasi |
| TTE tersertifikasi dan e-Meterai | Fungsi inti | Fungsi intiLewat provider yang sudah dikonfigurasi, di dalam workflow dokumen (modul e-sign) |
| Penyimpanan, retensi dan audit | Banyak produk menyimpan file yang sudah ditandatangani beserta buktinya; klasifikasi, jadwal retensi dan legal hold perlu dievaluasi terpisah | Repositori, klasifikasi, retensi, legal hold dan audit trail yang terhubung |
| Kontrol akses dokumen | Diterapkan di dalam workspace milik provider; model hak akses berbeda-beda di tiap produk | Hak akses per dokumen dan folder, dengan modul Secure Folder opsional untuk perlindungan tambahan |
Ini gambaran per kategori dan bukan scorecard, dan kapabilitas berbeda-beda menurut produk, paket dan konfigurasi. DMS juga bisa bekerja berdampingan dengan provider tanda tangan.
(05)Cara mengevaluasi
Evaluasi setiap opsi dengan kebutuhan yang sama.
Minta setiap vendor mendemonstrasikan satu workflow yang representatif, lalu pastikan kapabilitas, integrasi, kebutuhan deployment dan cakupan lengkap yang akan Anda bayar.
- Sebelum tanda tangan
- Uji template, revisi dan approval internal.
- Saat tanda tangan
- Cek providernya, urutan penandatanganan dan e-Meterai.
- Setelah tanda tangan
- Buka versi final, audit log, aturan retensi dan hak akses.
Data contoh
(06)
Bawa satu perjanjian, lalu kita lihat bersama seluruh proses di sekitar tanda tangannya.
Kami petakan langkah-langkah yang sudah berjalan baik dan handoff yang masih memakan waktu. Setelah itu Anda bisa menilai apakah DMS layak ditambahkan di atas penandatanganan.