Setiap tahap perjalanan dokumen punya kemampuan pendukung, lengkap dengan cara penyediaannya.

(01)Capture & migrasi

Bawa file dan hasil scan yang ada ke satu repository terkontrol, dan pertahankan konteks yang masih dibutuhkan tim Anda.

File digital dan kertas hasil scan masuk ke tempat yang sama, dan setiap migrasi direncanakan berdasarkan folder, metadata dan aturan akses yang ingin Anda pertahankan.

Kurangi ketidakpastian migrasi

Validasi sampel dulu sebelum Anda memutuskan cutover.

Kami memeriksa struktur, metadata, akses, hasil OCR dan jumlah file pada sekumpulan record yang representatif, dan hasilnya Anda pakai untuk memastikan scope serta merencanakan rollout.

1. 01Petakan sumbernyaShared drive, hasil ekspor dari DMS sebelumnya atau sistem lain, dan file hasil scan
2. 02Validasi sampelOCR, folder, metadata dan akses
3. 03Migrasi bertahapJumlah file dan hasilnya dicocokkan sebelum cutover

Data contoh

01 / 07Capture & migrasi

1. 01.1

   Fondasi

   Kumpulkan record dengan lebih sedikit kerja admin

   • PDF, DOCX, XLSX, PPTX, gambar, teks dan format Office lainnya
   • Bulk upload dengan metadata bersama
   • Permintaan dokumen dengan pelacakan penerimaan
   • Buka dengan Obscura dari perangkat mobile
2. 01.2

   Fondasi

   Buat dokumen hasil scan bisa dicari

   • OCR bahasa Indonesia dan Inggris
   • PDF hasil scan dan file gambar
   • Deteksi per halaman untuk dokumen campuran
   • Teks hasil ekstraksi langsung bisa dicari
3. 01.3

   Modul · AI

   Kurangi klasifikasi manual

   • Saran folder berdasarkan isi dokumen
   • Saran klasifikasi, tag dan deskripsi
   • Ekstraksi field penting dokumen
   • Setiap saran dikonfirmasi oleh seseorang sebelum disimpan
4. 01.4

   Lingkup proyek

   Rencanakan dan verifikasi migrasi

   • Migrasi dari DMS sebelumnya dan sumber lain yang sudah dipetakan
   • Pemetaan folder, metadata, kepemilikan dan akses
   • Batch migrasi, log dan rekonsiliasi hasil
   • Cutover direncanakan sesuai volume dan downtime

(02)Buat & kendalikan

Berikan tim Anda satu record andal untuk setiap dokumen, dengan versi, pemilik dan akses yang tersimpan bersama.

Kalau isi, versi dan izin akses ada di satu tempat, orang tahu file mana yang terbaru, dan keputusan diambil dari informasi yang benar.

02 / 07Buat & kendalikan

1. 02.1

   Fondasi

   Atur pekerjaan lintas tim

   • Folder bertingkat dengan kontrol akses
   • Tampilan list dan grid, kolom yang bisa dikonfigurasi dan saved view
   • Drag and drop, pin, pindah, trash dan restore
   • Bulk action dan ekspor ZIP yang mengikuti izin akses
2. 02.2

   Fondasi

   Kendalikan perubahan dan versi yang dipublikasikan

   • Bandingkan versi, periksa snapshot dan rollback
   • Working copy dipisahkan dari versi yang dipublikasikan
   • Locking untuk file yang format aslinya harus tetap utuh
3. 02.3

   Fondasi

   Identifikasi dan klasifikasikan record

   • Tipe dokumen yang dikonfigurasi sesuai organisasi Anda
   • Tag, lampiran, link dokumen dan deskripsi
   • Document ID dan skema penomoran yang mengikuti aturan Anda
   • Status working, final, kedaluwarsa dan obsolete
4. 02.4

   Fondasi

   Simpan diskusi bersama record-nya

   • Komentar dan diskusi yang menempel di dokumen
   • Akses untuk grup, jabatan atau pengguna
   • Command search dan shortcut keyboard untuk pekerjaan rutin
5. 02.5

   Fondasi

   Standarkan cara dokumen dimulai

   • Mulai dari file kosong atau template DOCX yang sudah disetujui
   • Tipe, nomor, klasifikasi dan akses diterapkan saat dokumen dibuat
   • Versi final dipublikasikan tanpa memutus riwayat dokumen

(03)Approval, edit & tanda tangan

Penyusunan, review, approval dan tanda tangan ada di satu workspace, jadi tidak perlu kirim file antar aplikasi.

Setiap langkah menyerahkan dokumen yang sama ke orang berikutnya, sehingga sebagian besar download, upload dan follow-up manual di antaranya tidak diperlukan lagi.

03 / 07Approval, edit & tanda tangan

1. 03.1

   Fondasi

   Tugaskan pekerjaan dan lacak keputusan

   • Workflow tersimpan, atau alur sekali pakai untuk satu dokumen
   • Setujui, tolak atau kembalikan untuk revisi, dengan catatan di setiap keputusan
   • Penugasan ke pengguna, jabatan atau pihak eksternal
   • SLA, deadline, eskalasi, delegasi dan action inbox
2. 03.2

   Modul · Office Editing

   Edit file Office di browser

   • DOCX, XLSX, PPTX, ODF dan format Office lama
   • Hasil edit disimpan sebagai versi baru
   • Font organisasi yang dipasang administrator
   • Publikasikan working copy sebagai PDF final
3. 03.3

   Modul + konektor · e-Sign & e‑Meterai

   e-Signature, PSrE dan e‑Meterai

   • Tanda tangan PAdES internal, dan penanda tangan eksternal tanpa akun
   • Tanda tangan multi-pihak paralel atau berurutan
   • Penempatan tanda tangan, e‑Meterai dan digital stamp
   • Provider PSrE dan e‑Meterai dikonfirmasi untuk setiap deployment
4. 03.4

   Modul · Persuratan

   Kelola persuratan resmi

   • Surat masuk dan keluar, klasifikasi dan register
   • Kop surat, template DOCX dan penomoran surat
   • Disposisi ke pengguna atau jabatan, lengkap dengan instruksi dan deadline
   • Approval, tanda tangan, stempel dan pengarsipan dalam satu alur

Tanda tangan tersertifikasi (PSrE) dan e‑Meterai terhubung lewat provider eksternal, dan tanda tangan PAdES internal bukan tanda tangan yang tersertifikasi PSrE.

Lebih sedikit koordinasi saat review

Hasil edit tetap terhubung dengan keputusan sesudahnya.

Perubahan yang dibuat di browser tersimpan sebagai versi baru yang siap untuk review atau tanda tangan, jadi tidak ada yang perlu download, upload dan mencocokkan file.

Data contoh

(04)Simpan & bagikan

Dokumen tersimpan tetap membawa aturannya, jadi pembagian punya batas jelas dan terlihat siapa berbuat apa.

Aturan retensi, sharing dan download mengikuti setiap record, dan aktivitas di sekitarnya tetap tersimpan untuk audit dan investigasi.

04 / 07Simpan & bagikan

1. 04.1

   Fondasi

   Simpan dan lestarikan record

   • Katalog retensi per tipe dokumen
   • Legal hold yang mencegah penghapusan
   • Review, musnahkan atau perpanjang
   • Reminder untuk record yang sudah waktunya disposisi
2. 04.2

   Modul · Kepatuhan arsip

   Susun pengelolaan arsip formal

   • Kode klasifikasi arsip
   • Retensi diatur per folder
   • Pemindahan arsip
   • Records centre
3. 04.3

   Fondasi

   Bagikan ke luar organisasi

   • Link yang bisa kedaluwarsa dan dicabut
   • Proteksi dengan password, OTP email atau allow-list
   • Access log untuk setiap link
   • Aturan sharing yang mengikuti klasifikasi
4. 04.4

   Fondasi

   Kendalikan viewing dan download

   • Secure preview yang tidak mengirim PDF asli ke browser
   • Klasifikasi yang memblokir download tapi tetap mengizinkan membaca
   • Watermark identitas di halaman preview
   • Folder khusus anggota dan step-up verification
   • Perlindungan screenshot di mobile untuk dokumen tertentu
5. 04.5

   Modul · Secure Folders

   Enkripsi folder yang paling sensitif

   • Folder terenkripsi dengan key untuk setiap folder
   • Akses break-glass untuk keadaan darurat
   • Setiap dekripsi dicek terhadap identitas orangnya dan dicatat di audit trail
6. 04.6

   Modul · Watermarking

   Lacak bukti di salinan yang tersebar

   • Forensic mark tak terlihat di setiap download atau salinan bersama yang dilindungi
   • Console untuk memeriksa salinan yang berhasil ditemukan kembali
   • Issuance ledger yang menghubungkan file, versi dan penerima
   • Kompatibilitas diuji pada dokumen Anda sendiri
7. 04.7

   Fondasi

   Tinjau aktivitas dan laporan

   • Aksi, waktu, pengguna, versi dan status terhubung ke dokumen yang sama
   • Riwayat yang bisa difilter berdasarkan event dan rentang waktu
   • Laporan operasional tentang dokumen, aktivitas dan proses
   • Bukti bisa dibuka langsung dari laporan atau audit trail

(05)Cari & tanya

Tim Anda bisa menemukan informasi di balik sebuah keputusan dan memeriksa sumber asalnya.

Pencarian mencakup isi dan metadata, dan jawaban AI terhubung ke dokumennya, dan keduanya tetap mengikuti hak akses masing-masing orang.

05 / 07Cari & tanya

1. 05.1

   Fondasi

   Cari isi dan metadata

   • Judul, isi, tag, metadata dan Document ID
   • Filter untuk klasifikasi, tipe, status dan masa berlaku
   • Hasil difilter sesuai akses setiap pengguna
2. 05.2

   Modul · AI

   Semantic search

   • Cari berdasarkan makna, bukan hanya kata yang cocok
   • Skor kemiripan dan dokumen terkait
   • Embedding yang bisa berjalan secara lokal
3. 05.3

   Modul · AI

   Tanya Arsip

   • Ajukan pertanyaan ke satu dokumen atau beberapa folder pilihan
   • Jawaban dengan sumber yang bisa dibuka
   • Riwayat percakapan dan lingkup pencarian tersimpan
4. 05.4

   Modul · AI

   Pilih cara Anda memakai AI

   • Model lokal, provider yang sudah disetujui, atau AI dimatikan untuk seluruh deployment
   • Batas pemakaian dan pengaturan di admin console
   • Akses teks lewat MCP dengan kontrol identitas, izin akses dan audit

Semantic search, Tanya Arsip, saran klasifikasi dan pengaturan AI semuanya bagian dari satu modul AI. Lihat apa yang dilakukan AI →

Bukti yang bisa dicek tim Anda

Setiap jawaban menunjukkan sumbernya.

Jawaban AI terhubung ke dokumen di baliknya, dan pencarian menghormati izin akses dokumen, jadi orang hanya melihat apa yang memang sudah bisa mereka buka.

Data contoh

(07)Keamanan, mobile & platform

Obscura mengikuti standar Anda untuk identitas, hosting, integrasi dan recovery, jadi IT tetap memegang kendali dan tim bisa fokus bekerja.

Setiap modul berjalan di fondasi yang sama, sehingga akun, izin akses dan prosedur operasionalnya juga satu set.

07 / 07Keamanan, mobile & platform

1. 07.1

   Fondasi

   Hubungkan identitas dan atur akses

   • Akun lokal, OIDC SSO, LDAP/Active Directory dan SCIM
   • TOTP, manajemen sesi, perangkat dan recovery
   • ACL lima tingkat dengan inheritance, override dan aturan deny
   • Peran fungsional dipisahkan dari akses ke konten
2. 07.2

   Fondasi

   Sesuaikan deployment dengan operasional Anda

   • Profil on-premise, jaringan tertutup atau konektor terkontrol
   • PostgreSQL, object storage S3/MinIO dan deployment berbasis Docker
   • Backup terjadwal, katalog backup dan prosedur restore
   • Health check, metrics, tracing opsional, rate limit dan kuota
3. 07.3

   Aplikasi pendamping

   Obscura Mobile

   • Action inbox, browsing, pencarian full-text dan semantic
   • Secure preview, riwayat versi dan offline pin
   • Setujui, tolak, rutekan, tanda tangan, bubuhkan e‑Meterai dan stempel
4. 07.4

   Fondasi

   Hubungkan sistem yang sudah Anda pakai

   • OpenAPI 3.1 sebagai kontrak API
   • API key yang terikat ke identitas dan scope
   • MCP untuk pencarian dokumen terkontrol dan akses teks oleh asisten AI Modul AI
   • OAuth untuk konektor AI dan rute provider yang sudah disetujui Modul AI