(00)Approval & e-signature
Approval seharusnya jalan terus begitu orang terakhir memutuskan, tanpa ada yang perlu mengejar.
- Draft
- Review
- Approval
- Tanda tangan
- Tersimpan
Di Obscura, setiap dokumen mengikuti alur approval yang organisasi Anda tetapkan per jabatan, lengkap dengan deadline, delegasi dan eskalasi. Tanda tangan dan e-Meterai dilakukan di dokumen yang sama, dan catatannya menunjukkan siapa yang memutuskan dengan kewenangan apa.
(01)Jalan yang berputar-putar
Saat ini alur approval hanya ada di kepala pemilik dokumen, yang harus mengejar satu per satu.
Pemilik dokumen mengingat siapa yang berikutnya, mengirim reminder lewat chat, dan menelepon kalau deadline lewat. Setelah approval selesai, tanda tangan dilakukan di aplikasi lain, sehingga buktinya tersebar di email, catatan provider dan salinan hasil download.
Kalau ada yang pindah jabatan, seseorang juga harus memperbarui daftar siapa menyetujui apa, dan daftar itu biasanya disimpan di tempat lain.
- Chatsudah di-approve belum?
- Aplikasi tanda tangansudah ditandatangani belum?
- Emailversi yang mana?
(02)Alur approval
Di Obscura, kebijakan approval Anda menjadi alur yang berjalan sendiri.
Anda menentukan urutan review, tanda tangan, e-Meterai dan penomoran satu kali saja, lalu setiap dokumen mengikuti alur itu dan membawa progres serta riwayat keputusannya.
-
01
Staf Pengadaan
Pembuat draft
Diajukan
-
02
Kepala Pengadaan
Approver
Disetujui · ada catatan
-
03
Manajer Keuangan
Approver
Mewakili Manajer KeuanganDisetujui oleh Dimas P.
-
04
Direktur
Approver
Disetujui · ada catatan
-
05
Tanda tangan · e-Meterai
Modul e-sign
InternalTersertifikasi PSrE
- 01
Jabatan
Tugas dikirim ke jabatan, jadi siapa pun yang memegangnya hari ini akan menerima pekerjaannya dan Anda tidak perlu membangun ulang alur setiap ada pergantian jabatan. Kalau orangnya yang penting, Anda juga bisa menunjuk nama tertentu.
- 02
Keputusan
Setiap approver bisa menyetujui, menolak, atau mengembalikan dokumen untuk direvisi, dan setiap keputusan tersimpan bersama catatannya.
- 03
Deadline
Setiap tugas punya deadline, dan pekerjaan yang terlambat mengikuti jalur eskalasi yang Anda tentukan serta tetap tercatat. Anda juga bisa melihat berapa lama tiap tahap berjalan, jadi tahu di mana pekerjaan perlu perhatian.
- 04
Delegasi
Pengganti bisa bertindak dalam periode tertentu dan hanya untuk aksi yang Anda izinkan, sementara catatannya tetap menunjukkan siapa yang sebenarnya mengambil tiap keputusan.
- 05
Versi
Kalau Anda mengubah alur, perubahan itu berlaku untuk pekerjaan baru, sedangkan dokumen yang sedang berjalan tetap memakai alur yang dipakai sejak awal.
- 06
Dicek sebelum dipakai
Obscura memeriksa urutan langkah tanda tangan, e-Meterai dan penomoran saat alur disusun, dan menolak urutan yang belum didukung sebelum ada yang memakainya.
Anda bisa menjalankan alur yang sudah tersimpan atau membuat alur sekali pakai untuk satu dokumen. Tahap berjalan berurutan, dan di dalam satu tahap beberapa orang bisa bertindak bersamaan, dengan keputusan pertama atau keputusan semua orang sebagai penentu selesainya tahap. Percabangan kondisional belum termasuk dalam model saat ini.
Data contoh
(03)Tanda tangan & e-Meterai
Anda memilih metode tanda tangan tiap dokumen, dan tanda tangan dibubuhkan di dokumen yang sudah disetujui.
Level 1 · Internal
Tanda tangan in-house
Obscura menandatangani dengan certificate authority dan layanan timestamp sendiri, dan verifikasi bisa mendeteksi setiap perubahan pada file setelah ditandatangani. Metode ini tidak tersertifikasi PSrE, jadi pakai untuk memo internal dan approval yang kebijakan Anda izinkan.
Level 2 · Tersertifikasi
e-Signature tersertifikasi dan e-Meterai
Provider PSrE yang sudah dikonfigurasi membubuhkan e-signature tersertifikasi, dan e-Meterai dibubuhkan dalam alur yang sama lewat provider yang dikonfigurasi. Ketersediaan provider berbeda-beda, jadi kami memastikan provider, data yang dipertukarkan dan kebutuhan jaringannya untuk deployment Anda.
Penanda tangan dari luar organisasi
Dengan modul e-sign, pihak eksternal bisa menandatangani sebagai satu langkah dalam alur tanpa perlu akun Obscura.
Memeriksa tanda tangan
Reviewer bisa memeriksa integritas file, kepercayaan terhadap penerbit dan timestamp secara terpisah, sehingga punya bukti yang cukup untuk menilai dokumen yang sudah ditandatangani.
Saldo e-Meterai
Saldo e-Meterai Anda terlihat, peringatan muncul sebelum kuota habis, dan serial yang gagal ditampilkan supaya bisa direkonsiliasi.
Data contoh
(04)Bukti
Setelah itu, dokumen menyimpan catatan siapa yang memutuskan, menandatangani, dan kapan.
Riwayat mencatat setiap langkah, eskalasi dan tanda tangan di dokumen yang sama, jadi tidak ada yang perlu menyusunnya ulang dari email. Hash chain kriptografis membantu mendeteksi perubahan pada audit log, sehingga catatan ini bisa diperiksa lagi bertahun-tahun kemudian.
Data contoh
(05)Modul & provider
Sebelum rollout, ada baiknya Anda tahu bagian mana yang sudah termasuk fondasi dan mana yang perlu modul atau provider.
- Fondasi
Alur approval, deadline, eskalasi dan delegasi sudah termasuk dalam fondasi Obscura.
- Modul e-sign
Tanda tangan, e-Meterai dan digital seal merupakan bagian dari modul e-sign yang berlisensi.
- Provider
Tanda tangan tersertifikasi dan e-Meterai membutuhkan provider yang sudah dikonfigurasi, dan Obscura akan menghentikan aksinya sambil memberi tahu kalau koneksi itu belum siap.
- Asesmen
Kami memastikan kompatibilitas provider, pertukaran data dan kebutuhan dokumen bersama Anda selama asesmen.
(06)Langkah berikutnya
Pilih alur approval yang paling sering macet, dan kami jalankan di Obscura bersama Anda.
Kita akan melihat di mana alur itu menunggu sekarang, siapa yang bertanggung jawab di tiap langkah dan bukti apa yang Anda butuhkan di akhir. Setelah itu kita sepakati cara mengukur pilot sebelum dibawa ke tim lain.