(00)Template
Kalau setiap dokumen berulang dimulai dari template yang disetujui, tim Anda tidak perlu terus memperbaiki detail yang sama.
- Pilih template
- Isi detail
- Cek hasilnya
Di Obscura, tim Anda memilih template yang sudah disetujui, mengisi form singkat dan mengecek hasilnya sebelum dokumen dibuat. Obscura mengarsipkan dokumen baru di tempat yang benar sejak awal, dan setiap perubahan pada template menyimpan riwayatnya.
(01)Jalan yang berputar-putar
Sekarang kebanyakan dokumen berulang dimulai dari salinan terakhir yang bisa ditemukan orang.
Tim memilih di antara salinan yang tersebar di laptop dan shared drive, lalu mengecek manual setiap detail yang perlu diganti. Seseorang menempelkan kop surat dari file lain, dan folder serta klasifikasi baru ditentukan setelah dokumennya selesai.
Sementara itu, file yang sudah usang masih bisa terpakai untuk pekerjaan baru, dan petunjuk pengisian yang terpisah ikut ketinggalan setiap kali sumbernya berubah.
(02)Cara kerjanya
Di Obscura, template menentukan field-nya, dan sebuah form memandu setiap orang mengisinya.
Saat template disimpan, Obscura membaca field-nya langsung dari file, jadi tidak ada yang perlu memelihara daftar terpisah tentang apa yang harus diisi.
- 01
Pilih
Kontrak, surat keputusan, proposal, notulen dan kop surat Anda ada di satu library bersama, sehingga semua orang memulai dari sumber yang sama dan sudah disetujui.
- 02
Isi
Setiap template menghasilkan form dengan field, tipe dan nilai default yang tepat, dan field wajib ditandai, jadi orang tidak butuh petunjuk terpisah.
- 03
Cek
Dokumen hasil render tampil di samping form, sehingga Anda bisa mengecek nama, tanggal dan nilai sebelum masuk ke record.
PT CONTOH NUSANTARAPenawaran- Klien
- {{CLIENT_NAME}}PT Contoh Nusantara
- Alamat
- {{CLIENT_ADDRESS}}Jl. Sudirman 1, Jakarta
- Tanggal
- {{QUOTE_DATE}}7 Agustus 2026
- Pembayaran
- {{PAYMENT_TERMS}}Net 30
Diarsipkan ke Penjualan / Penawaran · Internal
Data contoh
(03)Pengarsipan
Template juga menentukan ke mana setiap dokumen baru disimpan dan bagaimana klasifikasinya.
Anda menetapkan folder tujuan, klasifikasi, tipe dokumen dan pola judul di template, dan setiap dokumen yang dibuat darinya mewarisi aturan itu, jadi tidak ada yang perlu mengarsipkannya sendiri setelahnya.
- Folder
- Penjualan / Penawaran
- Klasifikasi
- Internal
- Tipe dokumen
- Penawaran
- Pola judul
- Penawaran · {{CLIENT_NAME}} · {{QUOTE_DATE}}
Ilustrasi dengan data contoh
(04)Kop surat
Kop surat dikelola sebagai template, jadi kop surat yang terkontrol digabungkan dengan isi dokumen saat dokumen dirender.
Satu library menyimpan file Office yang di-upload, isi dokumen yang ditulis di editor bawaan, serta layout kop dan footer. Kalau Anda memakai modul Persuratan, administrator menandai template mana yang bisa dipakai untuk memulai surat.
(05)Versi
Setiap perubahan template tercatat, dan dokumen dari template yang dipensiunkan tetap tersimpan.
Obscura menyimpan revisi, penulis dan waktu setiap perubahan. Template yang dipensiunkan tidak bisa dipakai untuk pekerjaan baru, sementara riwayatnya dan dokumen yang dibuat darinya tetap tersedia.
- v1Dipensiunkan · dokumen lama tetap tersimpan
- v2Ketentuan pembayaran diperbarui · Legal
- v3Versi aktif · dipakai untuk pekerjaan baru
Ilustrasi dengan data contoh
(06)Pilihan penyusunan
Anda bisa membuat template dari file Office atau di editor bawaan Obscura, dan editor bawaan memungkinkan Anda membuat template tanpa lisensi Office. Mengedit file Word di browser membutuhkan modul Office.
Data contoh
(07)Langkah berikutnya
Mulai dari dokumen yang paling sering dibuat tim Anda, lalu uji template yang disetujui bersama kami.
Kita akan membandingkan waktu pengisian, usaha review dan seberapa konsisten pengarsipannya. Setelah itu Anda bisa memutuskan apakah akan di-rollout lebih luas.