(00)Persuratan
Di Obscura setiap surat disusun, di-approve, diberi nomor dan diarsipkan dalam satu record, sehingga nomor di register bisa dijelaskan.
- Template
- Approval
- Nomor
- Arsip
Modul Persuratan menyatukan surat dinas, nota dinas, memo dan register surat masuk di tempat yang sama dengan dokumen Anda. Setiap unit mengikuti satu proses yang sama, dan pimpinan bisa menelusuri setiap instruksi sampai ke keputusan di baliknya.
(01)Jalan yang berputar-putar
Saat ini nomor surat biasanya diambil dari baris terakhir spreadsheet yang diedit beberapa orang.
Seseorang membaca entri terakhir lalu mengetik nomor berikutnya, dan kalau dua orang menomori bersamaan, mereka harus berkoordinasi supaya tidak memakai nomor yang sama. Setelah itu nomor, tanggal dan perihal masih harus diketik ulang ke dalam surat.
Setelah surat keluar, seseorang menyalin file finalnya ke folder tahun ini, sementara approval dan tindak lanjutnya tersebar di email, chat dan lembar disposisi kertas. Mencari surat baru mudah kalau Anda sudah tahu nomornya.
Tracker.xlsx
| No. | Perihal |
|---|---|
| 0011/STD/2026 | Undangan vendor |
| 0012/STD/2026 | Pemberitahuan rapat |
| 0013/STD/2026 | Memo direksi |
| 0013/STD/2026 | Balasan pemasok |
| ? |
(02)Alur lengkapnya
Di Obscura, surat mengikuti satu jalur dari template sampai dikirim, dan riwayatnya ikut di setiap tahap.
Karena semua tahap terjadi di record yang sama, tidak ada yang perlu mengetik ulang detail atau mencocokkan catatan antar departemen.
- 01
Mulai
Anda memilih jenis surat dan template yang sudah disetujui, sehingga setiap unit memulai dari kop surat dan layout yang sama. Obscura punya tiga jenis surat, yaitu surat dinas, nota dinas dan memo, dan administrator Anda menentukan kategori penanganannya.
- 02
Detail
Template menghasilkan formulir untuk field-nya, dan Anda melihat preview surat yang sudah dirender supaya nama, tanggal dan nilainya benar sebelum surat dibuat.
- 03
Tulis
Anda menulis di editor Word berbasis browser atau di editor bawaan Obscura, dan setiap penyimpanan menjadi revisi yang bisa dicek reviewer sebelum approval.
- 04
Approval
Approval, tanda tangan, e-Meterai dan digital seal ada dalam satu alur, dan tugas dikirim ke jabatan sehingga tanggung jawab tetap jelas saat ada pergantian jabatan.
- 05
Nomor
Saat surat sampai di tahap penomoran, Obscura menerbitkan nomor berikutnya sesuai skema Anda dan mengisi nomor, perihal serta tanggal dalam format Indonesia lengkap. Nomor yang sudah terbit tidak bisa diubah.
- 06
Arsip
Surat yang sudah terbit masuk ke arsip sesuai konvensi, mendapat Document ID dan mulai menjalani masa retensi. Setiap revisi yang sudah ditandatangani atau di-seal tersimpan sebagai bagian dari riwayatnya.
- 07
Kirim
Anda mencatat kapan surat dikirim, dan setelah itu surat tidak bisa diubah lagi. Obscura menyimpan catatan pengirimannya, sedangkan pengiriman itu sendiri tetap lewat email, kurir atau saluran resmi lain yang biasa Anda pakai.
- 08
Surat masuk
Surat masuk didaftarkan dengan nomor agenda dan diteruskan ke jabatan yang bertanggung jawab, lengkap dengan instruksi dan deadline. Tugas dan akses baca berjalan bersama, dan keduanya dicabut kalau disposisinya berubah.
Surat hasil scan bisa dicari dengan OCR begitu didaftarkan.
(03)Penomoran
Setiap nomor di register tercatat, termasuk nomor yang akhirnya tidak terpakai.
Setiap nomor dicatat sebagai direservasi, dipakai atau dibatalkan, dan tidak ada yang terlewat diam-diam atau dipakai dua kali.
Register · skema STD · 2026
- 0012/STD/2026Dipakai
- 0013/STD/2026DibatalkanPenerbitan gagal · 09:42 · Admin
- 0014/STD/2026DireservasiDipakai
Kalau penerbitan gagal di tengah jalan, nomor yang sudah direservasi dibatalkan. Waktu, pengguna yang bertanggung jawab dan alasannya tetap tercatat di register untuk dicek saat rekonsiliasi.
| Langkah | Spreadsheet saat ini | Register Obscura |
|---|---|---|
| Nomor berikutnya | Operator membaca baris terakhir lalu mengetiknya. | Register menerbitkannya sesuai skema yang dikonfigurasi. |
| Dua orang bersamaan | Mereka berkoordinasi manual supaya tidak duplikat. | Duplikat dicegah dalam skema dan periode yang sama. |
| Mengubah nomor yang sudah terbit | Akses spreadsheet mungkin mengizinkannya. | Nomor yang sudah terbit tetap dan tidak berubah. |
| Menghapus baris | Riwayatnya bergantung pada izin spreadsheet. | Record nomor yang sudah terbit dilindungi dari penghapusan. |
| Format nomor | Diketik dan dicek manual. | Dihasilkan dari pola yang dikonfigurasi, misalnya 0014/STD/2026. |
| Periode baru | Seseorang memulai dan melacaknya. | Urutan baru dimulai tiap tahun, bulan atau hari, sesuai konfigurasi. |
Setiap skema penomoran punya satu urutan, jadi urutan nomor yang terpisah membutuhkan skema yang terpisah. Administrator Anda bisa memakai preset untuk format resmi, seperti 042/SK/IV/2026.
(04)Register
Surat keluar dan agenda surat masuk berada di satu register yang bisa dicari lewat perihal, nomor, agenda, pengirim atau teks hasil scan.
Approval, seal, disposisi dan aktivitas tetap ada di suratnya sendiri, jadi Anda bisa menelusuri instruksi sampai ke keputusan di baliknya. Surat yang ditandai rahasia mengikuti aturan akses dokumen.
Data contoh
(05)Modul & setup
Sebelum konfigurasi, kami menyepakati modul, provider, skema penomoran dan saluran pengiriman bersama tim Anda.
- Modul Persuratan
Modul Persuratan dilisensikan terpisah dari sistem manajemen dokumen intinya.
- Modul e-sign
Tanda tangan, e-Meterai dan digital seal membutuhkan modul e-sign, dan tanda tangan tersertifikasi serta e-Meterai juga membutuhkan provider yang sudah dikonfigurasi.
- Modul Office
Menulis surat sebagai file Word membutuhkan modul Office, dan tanpa modul itu editor rich-text bawaan tetap tersedia.
- Pengarsipan
Pengarsipan mengikuti konvensi yang sudah ditetapkan, dan administrator saat ini belum bisa mengubahnya di aplikasi.
(06)Langkah berikutnya
Pilih satu surat yang dikirim departemen Anda tiap minggu, dan kami jalankan di Obscura bersama Anda.
Kita akan melihat berapa banyak kerja manual yang dibutuhkan sekarang, seberapa jelas tanggung jawab di setiap langkah dan bukti apa yang Anda punya di akhir. Dari ukuran itu kita bisa menyusun pilot yang berguna.