(00)Perbandingan
Setiap aplikasi bekerja dengan baik, tapi memindahkan dokumen antar aplikasi adalah biaya yang tidak pernah ditagih.
Tim Anda menghabiskan waktu untuk memindahkan file, mengetik detail yang sama dua kali dan menanyakan status. Halaman ini mengikuti satu perjanjian lewat tumpukan aplikasi dan lewat Obscura, supaya Anda bisa membandingkan keduanya.
(01)Tumpukan aplikasi
Setiap tool bagus untuk satu pekerjaan, dan celahnya ada di antara tool-tool itu.
Biaya lisensi mudah terlihat, sedangkan biaya koordinasi antar tool harus diukur dulu sebelum muncul di laporan mana pun.
- 01Penyimpanan
Shared drive
Paling baik untukMenyimpan dan membagikan file.
Masih dipegang pihak lainApproval, penomoran dan retensi, serta kendali atas salinan setelah file didownload.
- 02E-sign
Aplikasi tanda tangan digital
Paling baik untukTTE tersertifikasi dan e-Meterai.
Perlu dicek terpisahSeberapa dalam version control, persuratan, retensi formal dan kendali deployment-nya.
- 03Komunikasi
Email dan chat
Paling baik untukPercakapan cepat dan koordinasi sehari-hari.
Masih dipegang pihak lainMenyimpan keputusan sebagai bukti yang terhubung dengan dokumennya.
- 04Register
Register di spreadsheet
Paling baik untukMembuat register yang fleksibel dengan cepat.
Masih bergantung pada orangMemperbarui setiap entri dan mencocokkannya dengan dokumen aslinya.
(02)Ikuti satu perjanjian
Di tumpukan aplikasi, satu perjanjian melewati 11 langkah di 6 tempat, dan di Obscura 6 langkah di satu aplikasi.
Ini ilustrasi workflow, bukan benchmark.
Di tumpukan aplikasi · 11 langkah
- 01
Buka file perjanjian lama lalu ganti isinyaWord
- 02
Kirim draft lewat email ke LegalEmail/chat
- 03
Cocokkan revisi dan pastikan draft mana yang terbaruEmail/chat
- 04
Kejar approval lewat pesan dan memoEmail/chat
- 05
Download versi final lalu upload ke aplikasi tanda tanganApp tanda tangan
- 06
Tentukan penanda tangan dan e-Meterai, lalu tunggu penandatanganan selesaiApp tanda tangan
- 07
Download dokumen yang sudah ditandatanganiApp tanda tangan
- 08
Upload ke shared drive, lalu rapikan nama file dan foldernyaDrive
- 09
Catat nomor, tanggal dan para pihak di spreadsheetSheet
- 10
Kirim salinan lewat email ke pihak lawanEmail/chat
- 11
Kumpulkan riwayat dari beberapa sistem saat ada reviewSemua
- 6tempat berbeda
- 4siklus download atau upload
- 2pencatatan manual
Di Obscura · 6 langkah
- 01
Buat dari template yang sudah disetujui dan isi field yang wajib
- 02
Review dan beri komentar di satu dokumen kerja dengan satu riwayat versi
- 03
Approval berjalan otomatis mengikuti alurnya
- 04
TTE tersertifikasi dan e-Meterai di dokumen yang sama
- 05
Simpan record lengkap dengan nomor, klasifikasi dan aturan retensinya
- 06
Saat audit, cukup buka satu riwayat
- 1aplikasi
- 0transfer file manual
- 1riwayat aktivitas yang terhubung
Jumlah langkahnya berbeda di setiap organisasi, jadi petakan proses Anda sendiri lalu hitung transfer file, entri berulang, titik menunggu dan pengecekan bukti secara manual.
TTE tersertifikasi dan e-Meterai terhubung lewat provider eksternal dan memerlukan modul e-sign.
(03)Cakupan
Bandingkan cakupan tiap tool dan bukti yang disimpannya.
| Tool | Draft | Versi dan review | Approval | Tanda tangan dan e-Meterai | Penyimpanan dan audit | Audit trail |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Shared drivepenyimpanan file | Sebagian | Sebagian | Bukan inti | Bukan inti | Sebagian | aktivitas file; dukungan workflow berbeda-beda |
| Aplikasi tanda tangan digitale-sign | Sebagian | Sebagian | Sebagian | Inti | Sebagian | berpusat pada penandatanganan |
| Email dan chatkomunikasi | Sebagian | Bukan inti | Sebagian | Bukan inti | Bukan inti | tersebar di banyak inbox dan thread |
| Register spreadsheetpencatatan manual | Bukan inti | Bukan inti | Bukan inti | Bukan inti | Sebagian | bergantung pada pembaruan manual |
| Obscurasatu aplikasi | Inti | Inti | Inti | Inti | Inti | riwayat dokumen yang terhubung |
Inti fungsi inti Sebagian sebagian atau bergantung pada produk Bukan inti bukan fungsi inti
Ini gambaran per kategori dan bukan scorecard untuk setiap produk yang ada di pasar.
(04)Bukti
Di tumpukan aplikasi bukti berpindah tangan empat kali, sedangkan di Obscura tetap di satu riwayat.
Bukti di sistem yang terpisah4 handoff
- Draft di laptop
- versi pindah channel
- Email dan chat
- upload ulang manual
- App tanda tangan
- riwayat tanda tangan terpisah
- Shared drive
- entri manual
- Register spreadsheet
Setiap penanda menunjukkan handoff antar sistem dalam contoh ini, dan masing-masing butuh usaha untuk membawa file, hak akses, metadata dan bukti sebelumnya dengan benar.
Bukti di dalam Obscura0 handoff
- Draft dari template
- Approval
- E-sign dan e-Meterai
- Penyimpanan dan retensi
Aktivitas dan keputusan pada dokumen masuk ke satu audit history, yang bisa Anda review bersama dokumen dan versinya.
Data contoh
(05)Di luar biaya langganan
Hitung seluruh biaya untuk menyelesaikan pekerjaannya, karena biaya langganan hanya bagian yang terlihat.
- 01Langganan
Lisensi software
Cek lisensi, ketentuan perpanjangan dan paket yang diwajibkan di setiap vendor.
- 02Waktu
Koordinasi manual
Ukur waktu yang terpakai untuk memindahkan file, memasukkan data, memastikan versi dan menindaklanjuti keputusan.
- 03Audit
Persiapan bukti
Ukur usaha yang dibutuhkan untuk menghubungkan record dari sistem yang terpisah saat ada yang meminta bukti.
- 04IT
Operasional IT
Masukkan pembuatan akun, pencabutan akses, pemeliharaan integrasi dan monitoring untuk setiap sistem yang tetap Anda pakai.
(06)Kalau tumpukan aplikasi sudah cukup
Konsolidasi hanya kalau business case-nya mendukung, karena kadang tumpukan yang ada sudah cukup.
- 01Volume
Volume dokumen rendah
Pencatatan manual masih bisa praktis kalau volume dokumen dan jumlah handoff-nya rendah.
- 02Tim
Kepemilikan jelas
Proses yang sudah ada bisa berjalan baik kalau yang terlibat hanya sedikit orang dan tanggung jawab masing-masing sudah jelas.
- 03Kewajiban
Kebutuhan kontrol yang masih terkelola
Cek apakah tool Anda saat ini sudah memenuhi kebutuhan retensi, akses, jaringan dan audit Anda.
Timbang keuntungan yang diharapkan terhadap biaya implementasi, usaha adopsi pengguna dan investasi yang sudah ada, lalu uji lewat pilot apakah konsolidasi memperbaiki proses Anda.
(07)
Masukkan biaya koordinasi ke keputusan investasi dengan mengukur satu perjanjian berulang bersama kami.
Kami petakan dari draft sampai arsip dan membandingkan usaha manual, waktu tunggu dan kebutuhan kontrolnya, supaya Anda bisa memutuskan apa yang layak dikonsolidasikan.