(00)Obscura per industri

Di setiap industri, masih ada satu dokumen penting yang menempuh jalan memutar.

Pilih industri Anda untuk mengikuti satu dokumen yang familier, dari cara berjalannya sekarang sampai cara berjalannya di Obscura. Contoh-contoh ini bersifat ilustrasi, dan kami menyesuaikan cakupannya dengan dokumen, sistem dan kontrol Anda saat discovery.

Contoh ilustrasiMigrasi bertahapWorkflow yang bisa dikonfigurasiBatas data yang jelas
Pilih industri Anda Jadwalkan demo

(01)Lima industri

Pilih satu industri, lalu ikuti salah satu dokumennya dari permintaan pertama sampai arsip.

Setiap industri punya dokumen dan prioritasnya sendiri, tapi masalahnya sama, karena dokumen berpindah antara orang, aplikasi dan folder yang tidak punya riwayat bersama.

(01) Dokumen yang kita ikutiPerjanjian kredit

Jasa keuangan: Perjanjian berjalan lebih cepat kalau semua orang bisa melihat siapa yang berwenang menyetujuinya.

Obscura menyimpan perjanjian, file pendukungnya, approval dan bukti tanda tangannya di satu tempat. Akses dan retensi mengikuti sensitivitas setiap record.

Perjanjian kreditDokumen kebijakanDokumen vendorBukti transaksi
Asal file
Folder cabang, sistem pinjaman, hasil scan
Di Obscura
OCR, metadata, kepemilikan, klasifikasi
Alur baru
Review, approve, tanda tangan, tambah e-Meterai

Cara berjalan hari ini

Sistem terpisah dan koordinasi yang berulang

6 langkah4 langkah

  1. 01Dibuat dari file lama
  2. 02Revisi bolak-balik lewat email
  3. 03Disetujui dengan memo dan paraf
  4. 04Dicetak untuk tanda tangan dan bea meterai
  5. 05Di-scan ke shared drive
  6. 06Dicari lagi saat audit

Dengan Obscura

Review yang terhubung dan bukti yang tersimpan

  1. 01Dibuat dari template yang sudah disetujui
  2. 02Disetujui oleh pihak yang berwenang
  3. 03E-signature dan e-Meterai di sistem yang sama
  4. 04Diarsipkan lengkap dengan audit trail

File tidak lagi bolak-balik antara proses review, penandatanganan dan pengelolaan record.

Ini ilustrasi workflow, dan cakupan serta hasilnya bergantung pada proses Anda dan modul yang Anda pilih.

  1. 01

    Ingest dan lengkapi file

    Upload perjanjian beserta file pendukungnya, jalankan OCR pada hasil scan, dan pastikan semua field wajib sudah lengkap.

  2. 02

    Alurkan approval sesuai kewenangan

    Review diarahkan berdasarkan jenis dokumen, unit, nilai, pengguna atau jabatan yang berwenang.

  3. 03

    Eksekusi dan simpan buktinya

    Atur penanda tangan internal atau eksternal, connector PSrE dan e-Meterai, dan file yang sudah ditandatangani disimpan lengkap dengan riwayat aktivitasnya.

Contoh PDF di Obscura dengan kontrol untuk menempatkan tanda tangan, e-Meterai dan stempel digital. Data contoh
Gbr. 1Setelah approval, eksekusi tetap terhubung dengan dokumen yang disetujui. Anda menempatkan tanda tangan dan e-Meterai di Obscura, dan file yang sudah ditandatangani disimpan bersama riwayatnya.

TTE tersertifikasi (PSrE) dan e-Meterai terhubung lewat provider eksternal.

Dipetakan saat discovery

Batas data sensitifMatriks approvalJalur PSrE dan e-MeteraiRetensi dan legal hold

(03) Dokumen yang kita ikutiProsedur operasi standar (SOP)

Manufaktur & energi: Operasional berjalan dengan prosedur yang disetujui, jadi semua orang perlu memakai versi yang sama.

SOP, instruksi kerja dan record vendor melewati proses review dan publikasi di Obscura, sehingga tim bisa melihat versi mana yang disetujui dan memeriksa riwayatnya.

SOPInstruksi kerjaDokumen mutuDokumen vendor
Asal file
File server, QMS sebelumnya, hasil scan, spreadsheet
Di Obscura
Site, proses, pemilik, tanggal berlaku
Alur baru
Draft, review, publikasi, penarikan

Cara berjalan hari ini

Salinan tersebar dan versi yang tidak pasti

5 langkah4 langkah

  1. 01SOP direvisi di file Word
  2. 02Dibagikan lewat grup chat
  3. 03Versi lama tetap beredar
  4. 04Setiap unit menyimpan salinannya sendiri
  5. 05Audit menemukan dokumen yang tidak terkendali

Dengan Obscura

Publikasi terkendali dan status yang jelas

  1. 01Revisi melewati approval
  2. 02Dipublikasikan dan menggantikan versi lama
  3. 03Satu sumber untuk semua unit
  4. 04Riwayat versi dan distribusi tersimpan

Prosedur tidak lagi bergantung pada grup chat dan salinan terpisah di setiap departemen.

Ini ilustrasi workflow, dan cakupan serta hasilnya bergantung pada proses Anda dan modul yang Anda pilih.

  1. 01

    Bangun register dokumen

    Atur dokumen berdasarkan site, proses, pemilik, jenis, tanggal berlaku dan siklus review.

  2. 02

    Review perubahan sebelum berlaku

    Edit file Office, bandingkan versi, minta approval, lalu publikasikan versi yang disetujui.

  3. 03

    Tarik versi yang sudah usang

    Tandai konten lama sebagai usang, arahkan pengguna ke publikasi terbaru, dan terapkan jadwal review serta retensi.

Contoh audit trail di Obscura yang mencantumkan aktivitas dokumen dan riwayat versi. Data contoh
Gbr. 3Saat audit, Anda bisa melihat siapa mengubah apa dan versi mana yang berlaku. Versi, tindakan, waktu dan status dokumen semuanya bisa dicek di satu tempat.

Dipetakan saat discovery

Register dokumenApproval prosesAturan publikasi dan penarikanSiklus review dan retensi

(04) Dokumen yang kita ikutiBukti akreditasi

Pendidikan: Bukti akreditasi lebih mudah dikelola kalau setiap dokumen punya pemilik dan tenggat.

Obscura menetapkan pemilik, mengumpulkan bukti dan menyimpan riwayat review lintas departemen, jadi ada lebih sedikit hal yang perlu dikoordinasikan sebelum asesmen.

Bukti akreditasiKebijakan akademikKeputusan dan resolusiArsip departemen
Asal file
Drive departemen, ekspor LMS, hasil scan, email
Di Obscura
Standar, unit, periode, pemilik, akses
Alur baru
Minta, kumpulkan, review, temukan

Cara berjalan hari ini

Bukti tersebar dan tindak lanjut yang terlambat

5 langkah4 langkah

  1. 01Bukti tersebar di berbagai unit
  2. 02Dikumpulkan lewat email sebelum asesmen
  3. 03Setiap file punya format dan nama yang berbeda
  4. 04Komite harus merekonsiliasi kiriman yang tidak seragam
  5. 05Bukti yang kedaluwarsa baru ketahuan saat sudah terlambat

Dengan Obscura

Pemilik yang ditetapkan dan progres yang terlihat

  1. 01Bukti masuk ke repositori yang terklasifikasi
  2. 02Permintaan dan jawaban terlacak
  3. 03Riwayat versi siap direview
  4. 04Tim reviewer bisa mencari buktinya

Tim Anda tidak perlu lagi mengumpulkan bukti di menit-menit terakhir dan meminta dokumen yang sama berulang kali.

Ini ilustrasi workflow, dan cakupan serta hasilnya bergantung pada proses Anda dan modul yang Anda pilih.

  1. 01

    Susun berdasarkan standar dan departemen

    Petakan jenis bukti, periode, departemen pemilik, status dan hak akses sebelum migrasi.

  2. 02

    Minta dokumen yang belum ada

    Buat permintaan dokumen, tetapkan pemilik dan tenggat, lalu lacak apa yang sudah masuk.

  3. 03

    Review dan simpan riwayatnya

    Versi, komentar, approval dan aktivitas tetap tersedia setelah siklus akreditasi selesai.

Tanya Arsip di Obscura, menampilkan jawaban dengan link ke dokumen contoh sumbernya. Data contoh
Gbr. 4Saat menyiapkan akreditasi, Anda bisa menemukan buktinya dan membuka sumbernya. Tim mencari berdasarkan kata kunci atau makna, lalu membuka dokumen di balik setiap jawaban.

Pencarian berdasarkan makna dan jawaban dengan sumber memakai modul AI.

Dipetakan saat discovery

Standar dan departemenPemilik bukti dan tenggatAkses lintas departemenRetensi per periode

(05) Dokumen yang kita ikutiSurat masuk

Pemerintah dan BUMN: Keputusan resmi tetap akuntabel kalau setiap instruksi dan tindak lanjutnya tercatat.

Obscura menghubungkan persuratan, instruksi routing, tindak lanjut dan record, serta membawa arsip yang sudah ada ke struktur yang terkendali dan tetap bertahan walaupun staf berganti.

Surat masuk dan keluarMemo internalKeputusan dan kebijakanArsip departemen
Asal file
Sistem e-office yang ada, shared drive, hasil scan fisik
Di Obscura
OCR, penomoran, klasifikasi, unit, akses
Alur baru
Routing, tindak lanjut, retensi

Cara berjalan hari ini

Routing manual dan riwayat yang terpecah

6 langkah4 langkah

  1. 01Surat diterima, di-scan dan dicetak
  2. 02Diteruskan lewat chat dan email
  3. 03Menunggu keputusan dari pihak berwenang
  4. 04Instruksi ditulis tangan
  5. 05Tindak lanjut tidak terlacak
  6. 06Arsip menumpuk di setiap unit

Dengan Obscura

Tindak lanjut yang ditugaskan dan riwayat yang terhubung

  1. 01Teregistrasi dan bernomor otomatis
  2. 02Instruksi routing digital dengan tenggat
  3. 03Tindak lanjut terlacak
  4. 04Aturan penyimpanan dan retensi diterapkan

Tim Anda mencetak lebih sedikit, tidak banyak melakukan routing manual dan tidak perlu lama mencari surat.

Ini ilustrasi workflow, dan cakupan serta hasilnya bergantung pada proses Anda dan modul yang Anda pilih.

  1. 01

    Registrasi dan klasifikasi

    Catat asal, tujuan, nomor registrasi, sensitivitas, unit dan metadata sebelum routing dimulai.

  2. 02

    Routing ke peran yang tepat

    Kirim instruksi ke orang atau jabatan lengkap dengan tenggat, status, delegasi dan eskalasi yang jelas.

  3. 03

    Selesaikan tindak lanjut dan simpan recordnya

    Jawaban, lampiran, keputusan, aktivitas dan retensi tetap terhubung dengan surat aslinya.

Workflow builder Obscura, tempat langkah approval, penerima tugas dan tenggat dikonfigurasi dengan data contoh. Data contoh
Gbr. 5Sebelum proses baru berjalan, Anda memastikan siapa yang bertanggung jawab di setiap langkah. Review penerima tugas, urutan tugas, tenggat dan keputusan yang diperlukan bersama tim yang bertanggung jawab.

Registrasi dan penomoran surat memakai modul Persuratan.

Dipetakan saat discovery

Unit dan jabatanPenomoran dan klasifikasiProfil jaringan tertutupRetensi per jenis record

(02)Record Anda yang sudah ada

Record Anda pindah ke Obscura bertahap, dan pemilik bisnis bisa mengecek tiap tahapnya.

Kami menguji record yang representatif sebelum cutover dan memeriksa akses, pencarian serta rekonsiliasi file, supaya tim Anda bisa menilai hasilnya sebelum migrasi penuh.

  1. 01

    Petakan sumbernya

    Sumbernya bisa berupa shared drive, hasil ekspor dari DMS lama atau sistem lain, email dan file hasil scan.

  2. 02

    Bersihkan dan petakan

    Tentukan folder tujuan, jenis dokumen, metadata, pemilik dan hak akses.

  3. 03

    Cek sampelnya

    Cek OCR, pencarian, preview, metadata dan hak akses pada sampel yang representatif.

  4. 04

    Migrasi per batch

    Setiap batch direkonsiliasi sebelum batch berikutnya dipindahkan, dan cara kerja baru dimulai setelah cutover yang sudah direncanakan.

Repositori Obscura dengan folder, dokumen, metadata dan preview dokumen contoh. Data contoh
Gbr. 6Saat sampel masuk, pemilik bisnis bisa mereviewnya sebelum menyetujui sisanya. Mereka mengecek folder, metadata, preview dan hasil pencarian di struktur yang baru.

Apa pun industri Anda, empat keputusan menentukan migrasinya, dan keempatnya menjadi kriteria penerimaan.

  1. Apa yang dipindahkan?

    Pilih sumber, periode, jenis file dan volumenya, lalu tentukan apa yang tidak ikut dipindahkan.

  2. Seperti apa struktur tujuannya?

    Tentukan folder, metadata, ID dokumen, pemilik, klasifikasi dan hak akses.

  3. Bagaimana perpindahannya diverifikasi?

    Sepakati rekonsiliasi file, sampel, OCR, metadata, hak akses dan sign-off.

  4. Apa yang berjalan setelah cutover?

    Pilih workflow, kelompok pengguna, integrasi, aturan retensi dan model dukungan awalnya.

(03)Mulai dari satu dokumen

Pilih satu dokumen dari industri Anda, lalu kita ikuti perjalanannya di Obscura bersama-sama.

Pilih satu set dokumen dan satu workflow yang berulang, lalu kita sepakati kontrol dan hasil yang dibutuhkan tim Anda sebelum Anda memutuskan rollout.

Kapabilitas bergantung pada modul yang Anda pilih.

Jelajahi arsitektur dan keamanan Ikuti satu dokumen bersama kami