Aplikasi surat masuk dan surat keluar: alur yang baik dan cara memilihnya

Banyak perusahaan masih mengurus surat menyurat dengan buku agenda, spreadsheet, dan lembar disposisi kertas. Cara itu bisa jalan untuk beberapa surat per hari, tetapi mulai bermasalah saat suratnya banyak, melibatkan banyak divisi, atau perlu dibuktikan ke auditor. Panduan ini menjelaskan alur surat masuk dan surat keluar yang baik. Anda juga akan melihat apa yang perlu dicek di sebuah aplikasi surat menyurat perusahaan dan cara pindah dari Excel tanpa mengganggu pekerjaan harian.

Cara surat ditangani di banyak perusahaan sekarang

Pola yang paling sering ditemui terdiri dari tiga kebiasaan.

• Buku agenda atau Excel. Resepsionis atau staf administrasi mencatat surat yang datang di buku besar atau spreadsheet. Nomor berikutnya diambil dari baris terakhir, dan kalau dua orang mengedit bersamaan, nomor bisa bentrok.
• Scan seadanya. Surat difoto atau di-scan menjadi PDF, lalu dikirim lewat email atau chat. Nama file tidak seragam, jadi mencarinya baru mudah kalau Anda sudah tahu nomornya.
• Disposisi di kertas. Lembar disposisi berpindah dari satu meja ke meja lain. Siapa yang sudah membaca, apa instruksinya, dan kapan batas waktunya sering hanya ada di kepala orang atau di coretan tangan.

Akibatnya, pertanyaan sederhana seperti "surat dari vendor itu sudah dibalas belum?" membutuhkan telepon ke beberapa orang.

Alur yang baik, langkah demi langkah

Apa pun aplikasinya, alur surat masuk yang sehat mengikuti urutan yang sama.

1. Register. Surat diterima, dicatat pengirim, tanggal surat, nomor surat pengirim, dan perihalnya, lalu disimpan dalam bentuk scan.
2. Nomor agenda. Setiap surat masuk mendapat nomor agenda internal yang unik, terpisah dari nomor surat pengirim.
3. Disposisi. Pimpinan atau sekretaris meneruskan surat ke jabatan yang bertanggung jawab, lengkap dengan instruksi dan batas waktu.
4. Tindak lanjut. Penerima mengerjakan instruksi, dan statusnya bisa dilihat oleh yang menugaskan.
5. Balasan. Kalau surat perlu dijawab, surat keluar dibuat, disetujui, diberi nomor, dan dikirim. Idealnya balasan itu terhubung ke surat asalnya.
6. Arsip. Surat masuk, disposisi, dan balasannya disimpan bersama dengan masa retensi yang jelas.

Surat keluar punya jalur sendiri yang lebih pendek: draf, review, approval, penomoran, pengiriman, lalu arsip. Aturan penomorannya dibahas di panduan format penomoran surat perusahaan.

Checklist: apa yang perlu dicari di aplikasi

Gunakan daftar ini saat membandingkan aplikasi surat masuk dan surat keluar.

• Skema penomoran. Bisa mengatur format nomor sendiri, memisahkan seri per jenis surat atau unit, dan mereset urutan tiap periode. Nomor diterbitkan sistem, bukan diketik manual.
• OCR dan scan. Surat hasil scan bisa dicari berdasarkan isinya, bukan hanya berdasarkan nomor atau perihal.
• Disposisi dengan deadline. Instruksi, penerima, dan batas waktu tercatat di sistem, dan ada pengingat atau status yang jelas kalau terlambat.
• Keterkaitan surat balasan. Balasan bisa dihubungkan ke surat asalnya, sehingga satu rangkaian korespondensi bisa dibaca utuh.
• Kontrol akses. Surat rahasia hanya terlihat oleh yang berhak, dan akses ikut berubah saat disposisi berubah.
• Audit trail. Perubahan, keputusan, dan aktivitas pada tiap surat tercatat, dan catatan itu tidak bisa diedit diam-diam.
• Pencarian. Bisa mencari berdasarkan nomor, perihal, pengirim, tanggal, nomor agenda, dan isi surat.
• Retensi. Ada aturan masa simpan dan kemampuan menahan penghapusan kalau ada sengketa.
• Opsi on-premise. Kalau kebijakan perusahaan mengharuskan dokumen tetap di server sendiri, pastikan aplikasi bisa dipasang di infrastruktur Anda dan bukan hanya tersedia sebagai layanan cloud.

Kapan Excel masih cukup

Excel atau buku agenda masih masuk akal kalau suratnya hanya beberapa per hari, satu orang yang menomori, dan tidak ada kewajiban membuktikan alur persetujuan ke pihak lain. Tanda bahwa Anda sudah melewati batas itu biasanya mudah dikenali.

• Nomor sama pernah terbit dua kali, atau ada nomor yang tidak diketahui nasibnya.
• Mencari satu surat lama membutuhkan bertanya ke beberapa orang.
• Disposisi tersebar di kertas, email, dan chat, sehingga sulit dipastikan siapa yang sudah menindaklanjuti.
• Auditor atau manajemen meminta bukti siapa yang menyetujui dan kapan, dan jawabannya harus dikumpulkan dari banyak tempat.
• Surat rahasia dikirim lewat saluran yang sama dengan surat biasa.

Satu atau dua tanda saja sudah cukup alasan untuk mulai merapikan, entah dengan aplikasi atau minimal dengan SOP yang tegas.

Pindah dari Excel atau buku agenda secara bertahap

Anda tidak perlu menghentikan semuanya sehari. Urutan berikut biasanya paling aman.

1. Rapikan aturan dulu. Tulis format nomor, kode jenis surat, dan aturan seri di SOP. Aplikasi baru hanya mempercepat aturan yang sudah jelas.
2. Mulai dari surat keluar satu jenis. Pilih satu surat yang dikirim tiap minggu, misalnya undangan rapat atau surat penawaran, dan jalankan lewat aplikasi bersama satu atau dua divisi.
3. Tambahkan surat masuk. Daftarkan surat masuk baru dengan nomor agenda dan disposisi di aplikasi, sementara arsip lama tetap di tempatnya.
4. Jalankan paralel sebentar. Selama satu atau dua bulan, bandingkan register lama dengan register baru untuk menangkap celah.
5. Impor atau arsipkan data lama. Putuskan apakah data lama diimpor ke aplikasi atau disimpan sebagai arsip baca-saja dengan catatan tanggal cut-off.
6. Tutup spreadsheet lama. Setelah semua divisi pindah, jadikan spreadsheet lama baca-saja agar tidak ada nomor yang terbit di dua tempat.

Kesalahan umum saat memilih aplikasi

• Menilai dari tampilan demo saja, padahal yang menentukan adalah alur surat Anda sendiri. Minta vendor menjalankan satu surat nyata dari awal sampai arsip.
• Mengabaikan surat masuk, padahal di sinilah disposisi dan tindak lanjut paling sering tercecer.
• Memindahkan seluruh perusahaan sekaligus tanpa pilot di satu divisi.
• Tidak memeriksa apakah fitur yang ditawarkan butuh modul atau lisensi tambahan.
• Menunda aturan akses sampai setelah aplikasi berjalan, sehingga surat rahasia terbuka untuk semua pengguna.

Pertanyaan untuk vendor

Pertanyaan ini membantu membedakan demo yang bagus dari aplikasi yang benar-benar cocok.

• Bagaimana nomor dicegah bentrok saat beberapa orang menomori bersamaan, dan apa yang terjadi pada nomor yang batal?
• Bisakah format nomor diatur sendiri, dan seberapa jauh perubahan itu bisa dilakukan administrator tanpa bantuan vendor?
• Apa yang terjadi pada akses baca dan tugas saat disposisi diubah atau dicabut?
• Bagaimana surat hasil scan dibuat bisa dicari, dan seberapa akurat hasilnya untuk surat perusahaan Anda yang sebenarnya, bukan hanya contoh demo?
• Seperti apa audit trail-nya, dan bisakah diekspor untuk auditor?
• Data disimpan di lokasi mana, dan apakah ada opsi on-premise atau jaringan tertutup?
• Bagaimana data lama dipindahkan, dan siapa yang mengerjakannya?
• Modul mana yang dilisensikan terpisah, dan apa saja yang termasuk dalam harga yang ditawarkan?
• Apa yang terjadi pada data Anda kalau kontrak berakhir?

Cara Obscura membantu

Modul Persuratan di Obscura mendaftarkan surat masuk dengan nomor agenda dan meneruskannya ke jabatan yang bertanggung jawab, lengkap dengan instruksi dan deadline. Tugas dan akses baca berjalan bersama, dan keduanya dicabut kalau disposisinya berubah. Surat hasil scan bisa dicari dengan OCR begitu didaftarkan. Surat masuk dan surat keluar berada di satu register yang bisa dicari lewat perihal, nomor, agenda, pengirim, atau teks hasil scan. Nomor surat keluar diterbitkan sesuai skema yang dikonfigurasi dan nomor yang sudah terbit tidak bisa diubah. Detailnya ada di halaman Persuratan.

Dari sisi kontrol dokumen, Anda menentukan siapa yang boleh melihat dan mengubah tiap record. Audit log mencatat perubahan, keputusan, dan aktivitas pada dokumen, sedangkan aturan retensi dan legal hold mendukung kebijakan arsip Anda. Surat yang ditandai rahasia mengikuti aturan akses dokumen. Lihat Kontrol dokumen untuk penjelasannya.

Untuk hosting, Obscura bisa berjalan di server Anda sendiri, termasuk di jaringan tertutup, atau dijalankan oleh Valid sebagai layanan. Modul Persuratan dilisensikan terpisah dari sistem manajemen dokumen intinya, jadi pilihan modul dan hosting disepakati bersama tim Anda sebelum konfigurasi. Opsi lengkapnya ada di halaman Penerapan.