Berapa lama dokumen perusahaan harus disimpan: aturan, tabel masa simpan, dan jadwal retensi

Banyak perusahaan menyimpan semua dokumen tanpa batas karena takut membuang yang salah, sementara yang lain memusnahkan arsip lama tanpa tahu apakah masih ada kewajiban menyimpannya. Panduan ini menjelaskan berapa lama dokumen perusahaan harus disimpan di Indonesia, bagaimana menyusun jadwal retensi, dan bagaimana memusnahkan dokumen dengan benar.

Panduan ini berisi informasi umum dan bukan nasihat hukum atau nasihat pajak. Aturan bisa berubah dan setiap perusahaan punya keadaan berbeda, jadi konfirmasikan hal yang penting dengan konsultan hukum, akuntan, atau konsultan pajak Anda. Instansi pemerintah punya aturan sendiri, dan itu tidak dibahas di sini.

Jawaban singkat

Di Indonesia, dokumen keuangan perusahaan harus disimpan 10 tahun. Yang dimaksud adalah catatan, bukti pembukuan, dan data pendukungnya. Menurut UU Dokumen Perusahaan (UU 8/1997), 10 tahun itu dihitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Dari sisi pajak, UU KUP juga mewajibkan buku, catatan, dan dokumen dasar pembukuan disimpan 10 tahun di Indonesia.

Dokumen di luar itu, misalnya kontrak dan korespondensi, tidak punya satu angka dari undang-undang. Perusahaan sendiri yang menentukan masa simpannya dalam jadwal retensi, berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Jadi tidak benar bahwa semua dokumen perusahaan harus disimpan 10 tahun.

Apa yang dimaksud dokumen perusahaan

UU 8/1997 menyebut dokumen perusahaan sebagai data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima perusahaan dalam kegiatannya, baik di atas kertas maupun di media lain. Undang-undang itu membaginya menjadi dua kelompok: dokumen keuangan, dan dokumen lainnya. Pembagian ini penting karena masa simpan kedua kelompok diatur dengan cara berbeda.

Tabel masa simpan

Tabel ini merangkum apa yang didukung undang-undang. Kolom terakhir menunjukkan apakah angkanya dari undang-undang atau dari kebijakan perusahaan.

Untuk berkas karyawan, belum ada undang-undang yang jelas menetapkan masa simpan bagi perusahaan swasta. Data payroll kemungkinan termasuk bukti pembukuan atau dasar pajak, tetapi itu kesimpulan, bukan bunyi pasal. Karena itu pilihan yang masuk akal adalah menetapkannya dalam kebijakan perusahaan dengan aturan 10 tahun sebagai acuan.

Masa simpan menurut UU 8/1997 dan UU KUP bisa dihitung dari titik awal yang berbeda. Praktik yang paling aman adalah mengikuti yang lebih lama.

Kewajiban menyimpan tidak menghapus peran dokumen sebagai alat bukti. Pasal 11 ayat (5) UU 8/1997 menyatakan bahwa kewajiban simpan tidak mengurangi fungsi dokumen sebagai alat bukti menurut daluwarsa atau kebutuhan hukum lainnya. Jadi dokumen yang masa simpannya sudah lewat tetap perlu dipertimbangkan kalau ada kemungkinan sengketa.

Dokumen pajak juga punya konsekuensi di luar urusan arsip. Dengan sengaja tidak menyimpan buku, catatan, atau dokumen yang menjadi dasar pembukuan dapat menjadi tindak pidana menurut Pasal 39 ayat (1) huruf h UU KUP. Kalau ada pertanyaan tentang lokasi penyimpanan elektronik untuk dokumen pajak, tanyakan ke konsultan pajak.

Aturan 30 tahun di KUHD sudah tidak berlaku

Dulu ada ketentuan 30 tahun untuk penyimpanan pembukuan di Pasal 6 KUHD. Pasal 30 UU 8/1997 menyatakan ketentuan itu dan aturan lain yang bertentangan dengan undang-undang tersebut "dinyatakan tidak berlaku lagi". Kalau Anda masih menemukan angka 30 tahun di SOP lama atau artikel lama, angka itu sudah tidak menjadi acuan.

Menyimpan secara elektronik

UU 8/1997 mengizinkan dokumen perusahaan dialihkan ke mikrofilm atau media lainnya, yang mencakup media elektronik. Pengalihan ini bisa dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima. Ada beberapa syarat yang perlu Anda perhatikan.

• Legalisasi. Setiap pengalihan harus dilegalisasi dengan berita acara yang memuat tempat dan tanggal, pernyataan bahwa hasil alih media sesuai dengan aslinya, serta tanda tangan dan nama pejabatnya.
• Alat bukti. Dokumen hasil pengalihan dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti yang sah.
• Naskah asli. Pimpinan perusahaan harus mempertimbangkan apakah naskah asli masih perlu disimpan. Naskah asli yang punya kekuatan pembuktian otentik dan masih punya kepentingan hukum harus tetap disimpan. Setelah pengalihan, naskah asli lain boleh dimusnahkan kecuali pimpinan memutuskan sebaliknya.

Ada satu hal yang belum jelas. Pasal 10 ayat (1) UU 8/1997 menyebut neraca tahunan dan perhitungan laba rugi yang ditandatangani wajib dibuat di atas kertas, sedangkan catatan lain boleh disimpan di sarana lainnya. Bagaimana ketentuan ini berhubungan dengan penandatanganan laporan keuangan secara elektronik belum bisa dipastikan. Jadi jangan berasumsi bahwa menyimpan semuanya secara elektronik saja selalu memenuhi aturan, dan tanyakan dulu ke akuntan Anda.

Data pribadi dan UU PDP

Dokumen perusahaan sering memuat data pribadi, misalnya KTP karyawan, data pelamar, atau data pelanggan. Menurut UU Pelindungan Data Pribadi (UU 27/2022), data pribadi dihapus atau dimusnahkan setelah masa retensi berakhir atau atas permintaan pemilik data, kecuali undang-undang menentukan lain. Pasal 44 ayat (1) menyebut pemusnahan saat masa retensi menurut jadwal retensi berakhir.

Artinya ada dua hal yang perlu diselaraskan. Kewajiban menyimpan dari undang-undang lain, misalnya untuk dokumen keuangan, bisa mengalahkan permintaan hapus, tetapi dokumen yang tidak punya kewajiban simpan sebaiknya tidak disimpan tanpa batas. Undang-undang PDP sendiri tidak menetapkan masa simpan tertentu.

Cara menyusun jadwal retensi

Jadwal retensi adalah daftar tertulis yang menyebut jenis dokumen, masa simpannya, dan tindakan setelahnya. UU 8/1997 mengatur bahwa jadwal ini ditetapkan lewat keputusan pimpinan perusahaan.

1. Inventarisasi jenis dokumen. Daftar dokumen yang dibuat atau diterima tiap divisi, misalnya kontrak, faktur, korespondensi, berkas karyawan, dan notulen.
2. Kelompokkan. Pisahkan dokumen keuangan dan pajak dari dokumen lainnya.
3. Tetapkan masa simpan. Untuk dokumen keuangan dan pajak, pakai minimal 10 tahun. Untuk dokumen lainnya, tentukan berdasarkan nilai guna, kebutuhan operasional, dan risiko sengketa. Untuk berkas karyawan, tetapkan lewat kebijakan perusahaan dengan acuan aturan 10 tahun.
4. Tentukan tindakan akhir. Pilih apakah dokumen dimusnahkan, diperpanjang masa simpannya, atau dialihmediakan.
5. Minta persetujuan. Jadwal disahkan pimpinan perusahaan, lalu disosialisasikan dan ditinjau secara berkala.

Pemusnahan dokumen

Pemusnahan dokumen keuangan yang sudah lewat 10 tahun dilakukan lewat keputusan pimpinan, sedangkan dokumen lainnya mengikuti jadwal retensi. Setiap pemusnahan harus dibuat berita acaranya. Pejabat yang memusnahkan terlalu cepat, atau memusnahkan dokumen yang ia ketahui masih diperlukan, bertanggung jawab atas kerugian yang timbul.

Karena itu tahan pemusnahan selama ada sengketa atau pemeriksaan, walaupun masa simpannya sudah lewat. Dokumen yang sedang menjadi bahan sengketa atau audit sebaiknya diberi tanda khusus supaya tidak ikut terhapus dalam pembersihan rutin.

Checklist

• Perusahaan punya jadwal retensi tertulis yang disahkan pimpinan.
• Dokumen keuangan dan pajak disimpan minimal 10 tahun, dan jika titik awal berbeda, ambil yang lebih lama.
• Masa simpan berkas karyawan sudah ditetapkan dalam kebijakan perusahaan.
• Setiap pengalihan ke media elektronik dilegalisasi dengan berita acara.
• Naskah asli yang perlu tetap disimpan sudah ditandai, termasuk neraca dan laba rugi yang ditandatangani di atas kertas, setelah dikonfirmasi ke akuntan.
• Data pribadi dihapus setelah masa retensi berakhir, kecuali ada kewajiban hukum untuk menyimpannya.
• Setiap pemusnahan dicatat dalam berita acara.
• Pemusnahan ditahan selama ada sengketa atau pemeriksaan.

Cara Obscura membantu

Obscura adalah sistem manajemen dokumen, dan fitur-fiturnya membantu menjalankan kebijakan retensi yang sudah Anda tetapkan. Obscura tidak membuat perusahaan otomatis patuh pada aturan, karena kepatuhan bergantung pada jadwal retensi dan keputusan perusahaan Anda sendiri.

• Aturan retensi per jenis dokumen. Katalog retensi disusun menurut jenis dokumen, dan kontrol dokumen menyimpan aturan retensi serta legal hold sebagai bagian dari kebijakan arsip Anda. Cakupan yang Anda perlukan dikonfirmasi sebelum pilot dimulai.
• Legal hold. Dokumen yang sedang disengketakan atau diperiksa bisa ditahan supaya tidak terhapus.
• Tinjau, musnahkan, atau perpanjang. Pengingat muncul untuk dokumen yang masa simpannya sudah tiba, jadi keputusan akhir tetap ada di tangan orang yang berwenang.
• Audit log. Perubahan, keputusan, dan aktivitas pada setiap dokumen tercatat, sehingga bukti tidak perlu dikumpulkan dari beberapa aplikasi.

Untuk struktur arsip yang lebih formal ada modul Records Compliance, yang mengatur retensi per folder dan pemindahan arsip. Rincian kapabilitas ada di halaman solusi, dan pilihan penerapan on-premise atau dikelola Valid menentukan siapa yang menjalankan servernya.