(00)Panduan
Alur persetujuan dokumen: cara merancang persetujuan bertingkat per jenis dan nilai dokumen
Persetujuan yang lambat jarang disebabkan oleh atasan yang tidak mau menyetujui. Penyebab yang lebih umum adalah rute yang tidak jelas: dokumen menunggu di meja orang yang sedang cuti, pemohon tidak tahu siapa yang berikutnya, dan tidak ada yang tahu kapan sebuah permintaan sudah dianggap terlambat. Panduan ini membahas cara merancang alur persetujuan (approval workflow) supaya tiap dokumen punya rute yang jelas, baik di atas kertas maupun di sebuah aplikasi.
Mulai dari pertanyaan siapa menyetujui apa
Langkah pertama adalah membuat daftar jenis dokumen yang sering diajukan, lalu menentukan dua hal untuk masing-masing: seberapa besar risiko atau nilainya, dan siapa yang berwenang atas keputusan itu. Kebanyakan perusahaan berakhir dengan tiga atau empat tingkat. Permintaan rutin bernilai kecil cukup disetujui atasan langsung, dokumen bernilai menengah naik ke kepala divisi dan keuangan, sedangkan dokumen bernilai besar atau berdampak hukum memerlukan direksi.
Batas nilai sebaiknya ditulis dalam kebijakan wewenang yang dipegang perusahaan, bukan diputuskan setiap kali oleh orang yang kebetulan sedang mengurus dokumennya. Angka pada contoh di panduan ini hanya ilustrasi, dan Anda perlu menggantinya dengan batas yang berlaku di perusahaan Anda.
Rute berdasarkan jabatan, bukan nama orang
Tulis rute dengan jabatan, misalnya "Kepala Pengadaan" dan "Manajer Keuangan", dan jangan dengan nama pribadi. Orang berpindah divisi, resign, atau cuti, sedangkan jabatan tetap ada. Jika rute memakai nama, setiap mutasi menuntut seseorang memperbarui semua rute, dan biasanya ada satu yang terlewat sehingga dokumen terkirim ke orang yang sudah tidak menjabat.
Ada pengecualian yang masuk akal. Untuk keputusan yang memang bergantung pada keahlian satu orang, seperti ahli hukum tertentu yang menelaah kontrak khusus, menyebut nama orangnya lebih tepat. Pisahkan dua jenis ini dengan jelas supaya pembaca rute tahu mana yang berbasis jabatan dan mana yang berbasis orang.
Berurutan atau paralel
Langkah berurutan (sequential) cocok ketika keputusan satu orang memengaruhi orang berikutnya. Misalnya Kepala Pengadaan memeriksa kelengkapan lebih dulu, baru kemudian keuangan menilai anggarannya. Langkah paralel cocok ketika beberapa pihak menilai hal yang berbeda dan tidak saling bergantung, seperti tim hukum dan tim keuangan yang membaca draf kontrak yang sama pada waktu bersamaan.
Untuk langkah paralel, tentukan aturan penyelesaiannya sejak awal. Ada dua pilihan umum: keputusan pertama yang masuk sudah cukup, atau semua orang di langkah itu harus memutuskan. Pilihan pertama cocok untuk kelompok yang bisa saling menggantikan, dan pilihan kedua cocok untuk persetujuan yang masing-masing pihaknya punya kepentingan sendiri. Jangan membuat semuanya paralel hanya demi kecepatan, karena persetujuan yang terlalu longgar justru menghasilkan koreksi di tahap akhir.
Delegasi, deadline, dan eskalasi
Tiga hal ini membuat rute tetap berjalan ketika orang tidak tersedia.
- Delegasi. Penyetuju menunjuk pengganti untuk periode tertentu, dan wewenang pengganti sebaiknya dibatasi pada jenis tindakan yang diizinkan. Catatan keputusan harus tetap menunjukkan siapa yang benar-benar memutuskan, bukan hanya jabatan yang digantikan.
- Deadline. Setiap langkah memerlukan batas waktu, misalnya dua hari kerja untuk permintaan rutin dan lima hari kerja untuk kontrak. Tanpa batas waktu, tidak ada titik yang bisa disebut terlambat.
- Eskalasi. Tentukan siapa yang dihubungi ketika batas waktu terlewat, biasanya atasan penyetuju atau pemilik proses. Eskalasi berfungsi agar dokumen tidak berhenti diam-diam di satu meja.
Diagram berikut memperlihatkan satu rute bertingkat dengan cabang delegasi dan eskalasi saat deadline terlewat.
Mengembalikan dengan catatan
Penyetuju sebaiknya punya tiga pilihan: menyetujui, menolak, atau mengembalikan untuk direvisi. Pilihan ketiga sering dilupakan, padahal paling sering dibutuhkan, karena banyak dokumen hanya kurang satu lampiran atau satu angka yang perlu dikoreksi. Wajibkan catatan pada setiap pengembalian dan penolakan, supaya pemohon tahu persis apa yang harus diperbaiki. Putuskan juga apakah dokumen yang sudah diperbaiki mulai dari awal rute atau kembali ke langkah yang mengembalikannya. Untuk perubahan kecil, kembali ke langkah tersebut biasanya cukup, sedangkan perubahan yang menyentuh nilai atau isi pokok sebaiknya diulang dari awal.
Contoh rute per jenis dokumen
Tabel berikut hanya contoh. Jabatan, batas nilai, dan jumlah tingkat perlu disesuaikan dengan kebijakan wewenang di perusahaan Anda.
| Jenis dokumen | Pengaju | Langkah persetujuan | Catatan |
|---|---|---|---|
| Cuti dan izin karyawan | Karyawan | Atasan langsung, lalu HR | Dua langkah berurutan, deadline 2 hari kerja |
| Permintaan pembelian di bawah [batas A] | Staf pengadaan | Kepala Pengadaan | Satu tingkat |
| Permintaan pembelian [batas A] sampai [batas B] | Staf pengadaan | Kepala Pengadaan, lalu Manajer Keuangan | Berurutan |
| Permintaan pembelian di atas [batas B] | Staf pengadaan | Kepala Pengadaan, Manajer Keuangan, lalu Direktur | Tiga tingkat berurutan |
| Kontrak dengan vendor | Staf pengadaan | Hukum dan Keuangan secara paralel, lalu Direktur | Paralel di tengah, keduanya wajib memutuskan |
| Perubahan SOP | Pemilik SOP | Pemeriksa SOP, lalu Kepala Divisi | Lihat dokumen terkendali |
| Surat keluar resmi | Staf administrasi | Kepala Divisi, lalu Direktur untuk surat ke pihak eksternal tertentu | Bergantung kebijakan perusahaan |
Tabel ini menunjukkan pola yang berulang: makin besar nilai atau dampaknya, makin banyak tingkat yang dilewati, dan langkah paralel dipakai ketika dua fungsi menilai hal yang berbeda.
Menguji dan merawat rute
Rute yang baik biasanya sederhana. Jika sebuah jenis dokumen melewati lebih dari empat tingkat, tanyakan apakah semua tingkat itu benar-benar menambah kendali atau hanya menambah waktu tunggu. Pemohon yang tahu persis posisi dokumennya dan siapa yang sedang menunggu akan lebih jarang menelepon untuk menagih.
Setelah rute dirancang, coba dengan dokumen sungguhan sebelum dipakai luas. Perhatikan di langkah mana dokumen paling lama menunggu, karena di situlah deadline atau jumlah penyetujui perlu dikaji ulang. Tinjau rute setiap kali ada perubahan struktur organisasi atau kebijakan wewenang. Perubahan rute sebaiknya berlaku untuk dokumen baru saja, sementara dokumen yang sedang berjalan menyelesaikan rute yang sudah dipakainya.
Panduan ini tidak membahas keabsahan tanda tangan. Untuk itu, baca tanda tangan elektronik vs tanda tangan digital.
Cara Obscura membantu
Di Obscura, kebijakan persetujuan Anda disimpan sebagai rute yang berjalan sendiri. Tugas dikirim ke jabatan, sehingga siapa pun yang memegang jabatan itu menerimanya, dan Anda tetap bisa menyebut orang tertentu jika memang diperlukan. Setiap penyetuju bisa menyetujui, menolak, atau mengembalikan dokumen dengan catatan. Setiap tugas punya deadline, tugas yang terlambat mengikuti jalur eskalasi yang Anda tentukan, dan pengganti bisa bertindak untuk periode tertentu hanya untuk tindakan yang diizinkan, sementara catatan tetap menunjukkan siapa yang memutuskan. Langkah berjalan berurutan, dan di dalam satu tahap beberapa orang dapat bertindak bersamaan, dengan keputusan pertama atau keputusan semua orang sebagai syarat selesai. Percabangan bersyarat belum menjadi bagian dari model saat ini, jadi tingkat berdasarkan nilai dibuat sebagai rute tersimpan yang berbeda dan Anda memilih rute yang sesuai untuk tiap dokumen. Penjelasan lengkapnya ada di halaman persetujuan dan tanda tangan, dan riwayat keputusannya tersimpan bersama dokumen seperti dijelaskan di halaman kontrol dokumen.