(00)Panduan
Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital, dan Kapan Perlu TTE Tersertifikasi
Banyak orang mencari "tanda tangan digital" ketika yang mereka maksud adalah tanda tangan elektronik, dan sebaliknya. Dua istilah ini sering tertukar, padahal salah satunya adalah istilah hukum dan yang lain istilah teknis. Panduan ini menjelaskan perbedaannya, syarat supaya tanda tangan elektronik sah, apa yang berubah kalau Anda memakai TTE tersertifikasi, dan apa yang sebaiknya masuk ke kontrak elektronik.
Catatan: Panduan ini berisi informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kontrak bernilai besar, dokumen yang rawan sengketa, atau pertanyaan tentang sektor tertentu, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.
Istilahnya: elektronik atau digital?
Dalam hukum Indonesia istilah yang dipakai adalah tanda tangan elektronik (TTE), sedangkan "tanda tangan digital" lebih sering dipakai sehari-hari untuk menyebut tanda tangan elektronik yang dibuat dengan kriptografi. UU ITE mendefinisikan tanda tangan elektronik sebagai informasi elektronik yang melekat atau terasosiasi dengan informasi elektronik lain, dan dipakai sebagai alat verifikasi dan autentikasi (Pasal 1 angka 12 UU 11/2008; Pasal 1 angka 22 PP 71/2019).
Jadi "tanda tangan digital" tidak punya definisi sendiri di undang-undang, dan istilah itu tidak membuat tanda tangan Anda lebih sah daripada tanda tangan elektronik biasa. Saat membaca peraturan atau membuat kontrak, pakai istilah "tanda tangan elektronik".
Kapan tanda tangan elektronik sah?
UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan Pasal 11 ayat (1). Dalam bahasa sehari-hari, enam syaratnya adalah sebagai berikut.
- Data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penandatangan.
- Data pembuatan tanda tangan berada dalam kendali penandatangan saat proses penandatanganan.
- Perubahan pada tanda tangan setelah waktu penandatanganan bisa diketahui.
- Perubahan pada informasi yang ditandatangani setelah waktu penandatanganan bisa diketahui.
- Ada cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya.
- Ada cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan menyetujui informasi elektronik tersebut.
Penjelasan Pasal 11 menyebut tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan basah dan menyebut syarat-syarat itu sebagai persyaratan minimum. Persyaratan yang sama muncul di Pasal 59 ayat (3) PP 71/2019.
Di luar itu, informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti yang sah menurut UU ITE (Pasal 5). Kalau undang-undang mensyaratkan bentuk tertulis atau asli, informasi elektronik tetap dianggap memenuhinya selama bisa diakses, ditampilkan, utuh, dan dipertanggungjawabkan (Pasal 6).
TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi
PP 71/2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi (Pasal 60), dan perbedaannya terletak pada penggunaan sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) Indonesia.
| Tersertifikasi | Tidak tersertifikasi | |
|---|---|---|
| Syarat | Memenuhi Pasal 59 ayat (3), memakai sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia, dan dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang tersertifikasi | Dibuat tanpa jasa PSrE Indonesia |
| Sah menurut UU ITE | Ya, selama memenuhi enam syarat | Ya, selama memenuhi enam syarat |
| Kekuatan pembuktian | Umumnya lebih mudah dibuktikan | Umumnya perlu pembuktian lebih lanjut |
Yang berubah adalah kekuatan pembuktian, bukan keabsahan. Penjelasan PP 71/2019 menyebut bahwa jenis tanda tangan memengaruhi kekuatan nilai pembuktian, bukan otomatis menentukan sah atau tidaknya dokumen. Peraturan itu tidak memberi rumus peringkat. Dalam praktik, TTE tersertifikasi umumnya lebih mudah dibuktikan di pengadilan karena ada penerbit sertifikat yang dapat menjelaskan keabsahannya, sedangkan TTE tidak tersertifikasi biasanya dibuktikan lewat pemeriksaan forensik dan dianggap lebih lemah. Dua hal terakhir ini adalah pandangan praktisi, bukan bunyi pasal.
Apa itu PSrE dan bagaimana mengecek yang diakui?
PSrE adalah badan hukum yang menerbitkan dan mengaudit sertifikat elektronik (Pasal 1 angka 21 PP 71/2019). PSrE Indonesia harus mendapat pengakuan dari menteri, yaitu Komdigi (dulu Kominfo), dan harus berinduk pada root milik menteri (Pasal 53 ayat (3) PP 71/2019; Pasal 3 ayat (4) Permenkominfo 11/2022). Daftar PSrE yang diakui dipublikasikan di situs kementerian (Pasal 54 ayat (2) PP 71/2019; Pasal 17 Permenkominfo 11/2022).
Karena itu, sebelum memakai suatu layanan untuk TTE tersertifikasi, cek nama penyedianya di daftar resmi Komdigi. Jangan hanya mengandalkan klaim di situs penyedia. Daftar itu bisa berubah, jadi panduan ini sengaja tidak menyebut nama atau jumlah PSrE.
Gambar tanda tangan di PDF bukan TTE
Gambar tanda tangan yang ditempel ke PDF, baik hasil scan maupun coretan di layar, hanya berupa gambar. Gambar itu sendiri umumnya sulit memenuhi syarat di atas, karena tidak ada data pembuatan tanda tangan yang terkait hanya dengan penandatangan, dan perubahan pada dokumen setelah ditandatangani tidak bisa dideteksi. Ini penerapan keenam syarat tadi pada kasus gambar, bukan ketentuan khusus dari peraturan.
TTE yang sebenarnya dibuat lewat sistem yang mengikat identitas penandatangan ke dokumen, dan biasanya bisa diverifikasi ulang: kalau isi dokumen berubah setelah ditandatangani, verifikasinya menunjukkan perubahan itu. Gambar tanda tangan tetap boleh dipakai sebagai tampilan visual di atas TTE, tapi jangan jadikan gambar itu satu-satunya dasar keabsahan.
Kapan sebaiknya memilih TTE tersertifikasi?
Tidak ada aturan umum yang mewajibkan TTE tersertifikasi untuk setiap kontrak antar pihak swasta. PP 71/2019 hanya menyebut bahwa kementerian atau lembaga boleh mewajibkan sertifikat elektronik bagi penggunanya (Pasal 51 ayat (4)). Pilihan untuk kebanyakan perusahaan karenanya ada di tangan Anda, dan beberapa situasi berikut biasanya membuat TTE tersertifikasi layak dipertimbangkan.
- Kontrak bernilai tinggi. Kalau nilai kontrak besar, kemudahan membuktikan tanda tangan sebanding dengan biaya layanannya.
- Dokumen yang mungkin disengketakan. Perjanjian jangka panjang, kuasa, dan dokumen yang menyangkut hak dan kewajiban besar lebih aman kalau tanda tangannya mudah dibuktikan.
- Pihak lawan mensyaratkannya. Bank, instansi, atau mitra besar kadang menetapkan TTE tersertifikasi dalam prosedurnya.
- Aturan sektor. Sebelum memutuskan, cek apakah sektor atau dokumen Anda punya aturan khusus tentang bentuk dokumen atau jenis tanda tangan.
Untuk memo internal atau persetujuan yang kebijakan perusahaan Anda sendiri sudah menerimanya, TTE tidak tersertifikasi bisa cukup, selama enam syarat di atas terpenuhi.
Praktik di kontrak elektronik
Kontrak elektronik tetap tunduk pada syarat sahnya perjanjian. KUHPerdata Pasal 1320 umumnya dibaca sebagai empat syarat: kesepakatan, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal. PP 71/2019 Pasal 46 ayat (2) menyebut hal serupa untuk kontrak elektronik, yaitu adanya kesepakatan para pihak, pihak yang cakap atau berwenang, hal tertentu, dan objek yang sesuai dengan hukum.
Ada satu syarat bentuk yang sering terlewat. Kontrak elektronik yang ditujukan kepada penduduk Indonesia harus dibuat dalam bahasa Indonesia (Pasal 47 ayat (1) PP 71/2019). Kalau pihak Anda memakai versi bahasa Inggris, siapkan juga versi bahasa Indonesianya.
Sebagai praktik yang disarankan, tambahkan klausul bahwa para pihak setuju menandatangani secara elektronik dan menganggap tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan basah. Klausul ini tidak diwajibkan peraturan, dan fungsinya membantu menutup perdebatan kalau suatu hari keabsahan tanda tangan dipertanyakan.
Checklist singkat
- Pakai istilah "tanda tangan elektronik" di kontrak dan dokumen resmi.
- Pastikan metode penandatanganan memenuhi keenam syarat Pasal 11 ayat (1).
- Putuskan per jenis dokumen: TTE tersertifikasi atau tidak tersertifikasi.
- Untuk TTE tersertifikasi, cek PSrE-nya di daftar yang dipublikasikan Komdigi.
- Jangan mengandalkan gambar tanda tangan yang ditempel di PDF.
- Untuk kontrak dengan penduduk Indonesia, sediakan versi bahasa Indonesia.
- Tambahkan klausul persetujuan e-signing di kontrak.
- Cek apakah sektor atau dokumen Anda punya aturan khusus tentang bentuk dokumen atau jenis tanda tangan.
e-Meterai adalah urusan pajak yang terpisah
Bea meterai adalah pajak atas dokumen dan diatur terpisah dari keabsahan tanda tangan. Memilih tanda tangan tersertifikasi tidak otomatis menyelesaikan kewajiban e-Meterai, dan sebaliknya. Penjelasannya ada di panduan e-Meterai untuk dokumen perusahaan.
Cara Obscura membantu
Di Obscura, alur persetujuan dan penandatanganan berjalan dalam satu route yang Anda atur sekali: urutan review, tanda tangan, e-Meterai, dan penomoran. Untuk tanda tangan tersertifikasi, penyedia PSrE yang sudah dikonfigurasi menerapkan tanda tangan lewat modul e-sign, dan e-Meterai dipasang di route yang sama. Pihak luar bisa menandatangani sebagai satu langkah di route tanpa akun Obscura. Setelah itu, dokumen membawa audit trail tentang siapa yang memutuskan, siapa yang menandatangani, dan kapan. Rinciannya ada di halaman alur tanda tangan, dan perbandingan dengan aplikasi tanda tangan saja ada di halaman DMS vs aplikasi tanda tangan.