Cara digitalisasi arsip perusahaan, dari inventarisasi sampai pemusnahan naskah asli

Digitalisasi arsip sering dimulai dengan membeli scanner dan menyuruh satu tim memindai semua lemari. Hasilnya biasanya ribuan PDF dengan nama acak yang tetap sulit dicari, sementara kertas aslinya juga belum berani dibuang. Panduan ini menjelaskan cara digitalisasi arsip perusahaan secara berurutan. Langkahnya dimulai dari inventarisasi dan pemilahan menurut jadwal retensi, lalu standar scan dan metadata, sampai sisi hukum alih media dan pemusnahan naskah asli.

Panduan ini berisi informasi umum dan bukan nasihat hukum. Aturan bisa berubah dan setiap perusahaan punya keadaan berbeda, jadi konfirmasikan hal yang penting dengan konsultan hukum atau akuntan Anda.

Kenapa arsip perlu didigitalkan

Alasan yang paling sering muncul adalah pencarian. Arsip kertas hanya bisa ditemukan oleh orang yang tahu letak lemarinya, sedangkan arsip digital yang sudah di-OCR bisa dicari lewat isinya oleh siapa pun yang punya akses. Alasan lainnya juga praktis. Akses bisa diatur per dokumen, salinan cadangan bisa disimpan di lokasi lain, ruang penyimpanan berkurang, dan tim di kantor cabang tidak perlu meminta fotokopi lewat kurir.

Digitalisasi tidak otomatis membuat arsip rapi. Kalau dokumen yang berantakan di lemari di-scan apa adanya, hasilnya adalah kekacauan yang sama dalam bentuk file. Karena itu sebagian besar pekerjaan justru terjadi sebelum scanner dinyalakan.

Langkah 1: Inventarisasi

Mulailah dengan mendata apa yang Anda punya. Inventarisasi tidak perlu sampai tingkat lembar, tetapi cukup sampai tingkat boks atau map.

• Lokasi arsip, misalnya ruang arsip pusat, lemari divisi, gudang, atau pihak ketiga.
• Jenis dokumen dan divisi pemiliknya.
• Rentang tahun.
• Perkiraan volume dalam jumlah boks atau meter lari.
• Kondisi fisik, misalnya rapuh, berjamur, atau terjilid.
• Seberapa sering dokumen itu masih dibuka.

Hasil inventarisasi ini menjadi dasar anggaran dan jadwal. Dokumen yang sering dibuka biasanya layak didahulukan, sedangkan dokumen yang hampir tidak pernah disentuh bisa menunggu atau bahkan tidak perlu di-scan.

Langkah 2: Pilah menurut jadwal retensi

Sebelum memindai, cocokkan setiap kelompok dokumen dengan jadwal retensi perusahaan. Menurut UU 8/1997, data pendukung keuangan di luar bukti pembukuan disimpan sesuai kebutuhan perusahaan, sedangkan dokumen lainnya seperti kontrak dan korespondensi disimpan sesuai nilai gunanya. Keduanya dituangkan dalam jadwal retensi yang ditetapkan lewat keputusan pimpinan. Dalam praktik, dokumen keuangan dan pajak disimpan minimal 10 tahun. Kalau perusahaan Anda belum punya jadwal retensi, susun dulu dengan bantuan panduan lama penyimpanan dokumen perusahaan.

Dari pemilahan ini, setiap kelompok dokumen masuk ke salah satu dari empat keputusan.

Memindai dokumen yang sebenarnya sudah boleh dimusnahkan hanya menambah biaya. Sebaliknya, jangan langsung membuang dokumen hanya karena sudah tua, karena pemusnahan punya prosedurnya sendiri.

Langkah 3: Standar scan

Resolusi, format, dan OCR di bagian ini berasal dari praktik umum digitalisasi, bukan dari ketentuan hukum. Anggap angkanya sebagai rekomendasi, dan uji dulu pada contoh dokumen Anda sendiri.

• Resolusi. 300 dpi biasanya cukup untuk dokumen teks ukuran normal dan memberi hasil OCR yang baik. Naikkan ke 400 sampai 600 dpi untuk tulisan kecil, gambar teknik, atau dokumen yang tintanya sudah pudar.
• Warna. Pakai warna atau grayscale kalau dokumen punya cap, tanda tangan berwarna, atau stempel, karena informasi itu bisa hilang di mode hitam putih. Hitam putih cukup untuk teks biasa dan menghasilkan file yang lebih kecil.
• Format. PDF/A adalah versi PDF yang dirancang untuk arsip jangka panjang, karena font dan elemen yang dibutuhkan disimpan di dalam file. Untuk arsip, format ini lebih aman daripada JPG lepas atau PDF biasa.
• OCR. Jalankan OCR supaya teks di dalam scan bisa dicari. Untuk arsip berbahasa Indonesia dan Inggris, pastikan OCR mendukung kedua bahasa itu, lalu cek hasilnya pada contoh dokumen yang sulit dibaca.
• Satu dokumen, satu file. Jangan menggabungkan satu boks menjadi satu PDF. Satu kontrak beserta lampirannya sebaiknya menjadi satu file tersendiri.

Persiapan fisik sering memakan waktu lebih lama daripada scan-nya sendiri. Staples dan klip dilepas, lembar yang terlipat diratakan, dan halaman yang sobek diperbaiki dulu. Setelah itu lakukan quality control dengan mengecek sampel di setiap batch, misalnya jumlah halaman, keterbacaan, urutan halaman, dan hasil OCR.

Langkah 4: Metadata dan struktur folder

File tanpa metadata hanya bisa dicari lewat isinya, dan itu belum cukup kalau Anda mencari "semua kontrak vendor yang berakhir tahun ini". Tetapkan metadata minimum sebelum scan dimulai.

Struktur folder sebaiknya mengikuti fungsi atau jenis dokumen, bukan nama orang yang sedang memegang jabatan. Pola yang umum adalah divisi, lalu jenis dokumen, lalu tahun, misalnya Legal / Kontrak Vendor / 2019. Konvensi nama file juga perlu ditulis di SOP, misalnya 2019-03-12_KTR_PT-Contoh-Vendor_Sewa-Gudang.pdf, supaya semua operator scan menamai file dengan cara yang sama.

Langkah 5: Sisi hukum alih media

UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan mengizinkan dokumen perusahaan dialihkan ke mikrofilm atau media lainnya, termasuk media elektronik. Pengalihan ini boleh dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima. Ada beberapa syarat yang perlu Anda perhatikan.

• Legalisasi dengan berita acara. Setiap pengalihan harus dilegalisasi dengan berita acara. Berita acara itu memuat tempat dan tanggal, pernyataan bahwa hasil pengalihan sesuai dengan aslinya, serta tanda tangan dan nama pejabatnya. Dalam praktik, lampirkan daftar dokumen yang dialihkan supaya cakupan berita acaranya jelas.
• Alat bukti. Dokumen hasil pengalihan dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti yang sah. UU ITE secara terpisah juga mendukung dokumen elektronik sebagai alat bukti.
• Naskah asli yang harus disimpan. Pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan apakah naskah asli masih perlu disimpan. Naskah asli yang punya kekuatan pembuktian otentik dan masih punya kepentingan hukum harus tetap disimpan walaupun sudah di-scan.

Ada satu hal yang belum jelas. Pasal 10 ayat (1) UU 8/1997 menyebut neraca tahunan dan perhitungan laba rugi yang ditandatangani wajib dibuat di atas kertas. Catatan lain boleh dibuat di sarana lainnya. Bagaimana ketentuan ini berhubungan dengan penandatanganan laporan keuangan secara elektronik belum bisa dipastikan. Jadi jangan berasumsi bahwa arsip yang sepenuhnya paperless selalu memenuhi aturan, dan tanyakan dulu ke akuntan Anda sebelum memusnahkan neraca dan laporan laba rugi kertas.

Langkah 6: Memusnahkan naskah asli sesuai aturan

Setelah pengalihan, naskah asli boleh dimusnahkan kecuali pimpinan memutuskan lain, dan dengan pengecualian naskah asli yang harus tetap disimpan seperti dijelaskan di atas. Pemusnahan tetap mengikuti aturan umum pemusnahan dokumen perusahaan.

• Dokumen keuangan yang masa simpan wajibnya sudah lewat dimusnahkan lewat keputusan pimpinan, sedangkan dokumen lainnya mengikuti jadwal retensi.
• Setiap pemusnahan dibuatkan berita acara.
• Pejabat yang memusnahkan terlalu cepat, atau memusnahkan dokumen yang ia ketahui masih diperlukan, bertanggung jawab atas kerugian yang timbul.
• Dalam praktik, pemusnahan sebaiknya ditahan selama ada sengketa atau pemeriksaan, walaupun masa simpannya sudah lewat.

Urutan yang aman dimulai dari scan dan pengecekan hasilnya. Setelah itu hasil alih media dilegalisasi dengan berita acara dan file disimpan di sistem yang bisa dipertanggungjawabkan, dan naskah asli yang memang boleh dimusnahkan baru diproses paling akhir. Jangan memusnahkan kertas sebelum file digitalnya terbukti lengkap dan bisa dibuka.

Langkah 7: Jalankan secara bertahap

Proyek digitalisasi yang mencoba memindai semua arsip sekaligus biasanya tersendat di tengah jalan. Urutan berikut lebih mudah dikendalikan.

1. Mulai dari dokumen baru. Tetapkan tanggal mulai, lalu setiap dokumen yang masuk sejak tanggal itu langsung di-scan dan diberi metadata. Dengan begitu tumpukan kertas berhenti bertambah.
2. Pilot satu divisi. Pilih satu divisi dengan arsip yang sering dibuka, misalnya Legal atau Pengadaan, lalu jalankan semua langkah di atas pada sebagian arsipnya.
3. Evaluasi pilot. Cek kualitas scan, kelengkapan metadata, kecepatan per boks, dan apakah tim benar-benar bisa menemukan dokumen yang mereka cari. Perbaiki SOP sebelum skala diperbesar.
4. Kerjakan arsip lama per batch. Proses arsip lama per divisi atau per tahun, dan cocokkan jumlah file dengan daftar inventaris di setiap batch.
5. Legalisasi dan pemusnahan per batch. Buat berita acara alih media untuk setiap batch, lalu ajukan pemusnahan naskah asli yang boleh dimusnahkan sesuai jadwal retensi.

Cara Obscura membantu

Obscura adalah sistem manajemen dokumen, jadi Obscura membantu menyimpan dan mengelola hasil digitalisasi. Legalisasi, berita acara, dan keputusan pemusnahan tetap menjadi tanggung jawab pimpinan perusahaan Anda.

• Scan yang bisa dicari. PDF hasil scan dan file gambar diproses dengan OCR bahasa Indonesia dan Inggris, termasuk deteksi per halaman untuk dokumen campuran, dan teksnya langsung bisa dicari.
• Upload massal. Banyak file bisa di-upload sekaligus dengan metadata yang sama. Dengan modul AI, Obscura menyarankan folder untuk setiap file dalam batch, tim Anda mengecek daftarnya, dan tidak ada yang tersimpan sampai seseorang memilih Create all.
• Jenis dokumen dan metadata. Jenis dokumen, tag, dan Document ID dikonfigurasi sesuai aturan perusahaan Anda, dan akses diatur per record.
• Retensi. Katalog retensi disusun menurut jenis dokumen, legal hold mencegah penghapusan, dan pengingat muncul untuk dokumen yang sudah waktunya ditinjau, dimusnahkan, atau diperpanjang. Lihat Kontrol dokumen untuk penjelasannya.
• Migrasi bertahap. Migrasi arsip dikerjakan sebagai bagian dari proyek yang disepakati bersama. Struktur, metadata, akses, hasil OCR, dan jumlah file dicek dulu pada sampel dokumen, lalu migrasi berjalan per batch dan jumlah filenya dicocokkan sebelum cutover.

Kapabilitas yang tersedia bergantung pada modul yang Anda pilih, dan rinciannya ada di halaman solusi.