e-Meterai untuk Dokumen Perusahaan: Kapan Wajib dan Cara Membubuhkannya

Begitu perusahaan mulai menandatangani kontrak dan surat pernyataan secara elektronik, pertanyaan yang hampir selalu muncul adalah apakah dokumen itu perlu e-Meterai, dan kalau perlu, siapa yang membayar dan kapan. Panduan ini menjawabnya untuk dokumen perusahaan sehari-hari, dari apa itu bea meterai sampai cara mengelolanya kalau jumlah dokumennya banyak.

Catatan: Panduan ini berisi informasi umum dan bukan nasihat pajak atau hukum. Ketentuan dan tarif bea meterai bisa berubah, jadi cek tarif dan aturan yang berlaku sebelum Anda memutuskan, dan tanyakan ke konsultan pajak atau legal untuk kasus yang spesifik.

Apa itu bea meterai dan e-Meterai

Bea meterai adalah pajak atas dokumen. Dokumen yang dimaksud mencakup tulisan tangan, cetakan, dan juga tulisan elektronik yang bisa dipakai sebagai alat bukti atau keterangan. Dasar hukumnya UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, yang berlaku sejak 1 Januari 2021 dan menggantikan UU No. 13 Tahun 1985.

Tarifnya tetap Rp10.000 untuk setiap dokumen yang menjadi objek bea meterai, dan satu dokumen dikenai satu kali bea. Kalau dokumen dibuat rangkap, setiap rangkap dihitung sebagai dokumen tersendiri. Tarif ini bisa diubah dengan peraturan pemerintah, jadi periksa angka terbarunya sebelum Anda menganggarkan.

Meterai bisa berbentuk tempel, elektronik, atau bentuk lain. e-Meterai (Meterai Elektronik) adalah bentuk elektronik yang dibubuhkan pada dokumen elektronik, misalnya PDF, melalui Sistem Meterai Elektronik.

Ketentuan pelaksanaannya kini ada di PMK No. 78 Tahun 2024, yang berlaku sejak 1 November 2024. PMK ini mencabut PMK 133, 134, dan 151 Tahun 2021, jadi artikel atau template internal yang masih merujuk ke tiga PMK lama sudah perlu diperbarui.

Dokumen perusahaan yang menjadi objek bea meterai

UU Bea Meterai menyebut beberapa kelompok dokumen sebagai objek. Untuk perusahaan, ringkasannya seperti ini.

Batas Rp5 juta (tepatnya lebih dari Rp5.000.000) hanya berlaku untuk dokumen jenis kuitansi, yaitu dokumen yang menyebut penerimaan uang atau pengakuan utang yang sebagian atau seluruhnya sudah dibayar atau diperhitungkan. Batas itu tidak berlaku untuk kontrak. Surat perjanjian dan surat pernyataan tetap menjadi objek bea meterai, bahkan untuk nilai yang kecil atau tanpa nilai uang sama sekali. Anggapan bahwa "kontrak di bawah Rp5 juta tidak perlu meterai" tidak punya dasar di UU.

UU juga menyebut kelompok dokumen lain yang ditetapkan dengan peraturan pemerintah. Kalau jenis dokumen Anda tidak ada di tabel, cek daftar lengkapnya di pasal 3 UU Bea Meterai atau tanyakan ke konsultan pajak.

Dokumen yang tidak dikenai bea meterai

UU Pasal 7 menyebut beberapa dokumen yang tidak dikenai bea meterai. Yang paling relevan untuk perusahaan:

• dokumen transpor dan pergudangan;
• ijazah;
• kuitansi pembayaran gaji dan pembayaran lain yang berkaitan dengan hubungan kerja;
• kuitansi untuk pembayaran pajak dan penerimaan negara;
• kuitansi internal organisasi;
• dokumen setoran bank.

Daftar di UU lebih panjang, jadi untuk dokumen di luar yang di atas, periksa pasalnya langsung.

Kapan bea meterai terutang pada dokumen elektronik

Saat terutangnya bergantung pada jenis dokumen.

• Surat perjanjian dan akta notaris atau PPAT: terutang pada saat dokumen ditandatangani.
• Surat keterangan, surat pernyataan, dan dokumen yang menyebut jumlah uang: terutang pada saat dokumen diserahkan kepada pihak yang dibuatkan dokumen itu.
• Dokumen yang dipakai sebagai alat bukti di pengadilan: terutang pada saat diajukan ke pengadilan.
• Dokumen yang dibuat di luar negeri: terutang pada saat dipakai di Indonesia.

UU Bea Meterai mendefinisikan tanda tangan dengan memasukkan tanda tangan elektronik menurut UU ITE. Artinya kontrak yang ditandatangani secara elektronik sudah memicu bea meterai pada saat penandatanganan itu, sama seperti tanda tangan basah. Perbedaan jenis tanda tangan elektronik dijelaskan di panduan tanda tangan elektronik vs digital.

Siapa yang membayar

Pada dokumen sepihak, bea meterai terutang oleh pihak yang menerima dokumen. Pada dokumen yang dibuat oleh dua pihak atau lebih, masing-masing pihak terutang atas dokumen yang diterimanya. Untuk dokumen yang dipakai sebagai alat bukti di pengadilan, yang membayar adalah pihak yang mengajukannya.

Para pihak boleh bersepakat siapa yang menanggung bea meterai. Dalam kontrak bisnis, kesepakatan itu biasanya dituangkan dalam satu klausul, misalnya bahwa biaya meterai ditanggung pihak yang menerbitkan dokumen atau dibagi rata. Tanpa klausul, aturan di atas yang berlaku.

Cara membayar dan membubuhkan e-Meterai

Ada dua cara membayar bea meterai: memakai meterai (tempel, elektronik, atau bentuk lain) atau membayar dengan Surat Setoran Pajak (SSP).

Untuk dokumen elektronik, e-Meterai dibubuhkan lewat Sistem Meterai Elektronik. e-Meterai dibuat oleh badan usaha milik negara yang ditugaskan pemerintah dan dijual melalui distributor resmi. Distributor resmi menjual dengan harga sesuai nilai meterai, sedangkan pengecer boleh menetapkan harga sendiri, jadi pastikan Anda membeli dari sumber yang resmi.

e-Meterai yang sah memuat kode unik 22 karakter, tulisan "METERAI ELEKTRONIK", lambang negara, dan tarifnya. e-Meterai dianggap sah kalau dibubuhkan melalui sistem resmi tersebut dan memuat kode serta keterangan itu. Kalau tidak, pembayarannya tidak sah dan dokumen dianggap tidak dimeteraikan. Karena itu gambar meterai yang ditempel manual ke PDF tidak bisa dianggap sebagai pembayaran.

Jika Sistem Meterai Elektronik tidak bisa diakses, PMK 78/2024 mengizinkan pembayaran dengan SSP. SSP juga bisa dipakai untuk pemeteraian kemudian atas lebih dari 50 dokumen.

e-Meterai bersama tanda tangan elektronik

Tidak ada aturan yang mewajibkan e-Meterai dan tanda tangan elektronik dipakai bersamaan, dan tidak ada aturan yang menetapkan mana yang harus lebih dulu. Karena bea meterai terutang pada saat penandatanganan, praktik yang masuk akal adalah membubuhkan e-Meterai saat proses penandatanganan selesai.

Soal penempatan, seorang penyuluh pajak DJP pernah menyarankan (dikutip media pada 2022) agar e-Meterai tidak ditaruh menumpuk di atas tanda tangan atau informasi lain di dokumen. Anggap ini praktik yang disarankan dan bukan syarat dalam peraturan. Cara paling aman adalah menyediakan ruang kosong khusus untuk e-Meterai di template dokumen.

Mengelola dokumen dalam jumlah besar

Perusahaan yang menandatangani ratusan kontrak, addendum, dan surat pernyataan sebulan perlu sistem kerja, karena membubuhkan e-Meterai satu per satu cepat melelahkan.

Ada skema Pemungut Bea Meterai, yaitu pihak yang ditetapkan kantor pajak (KPP) untuk memungut bea meterai. Skema ini hanya berlaku untuk dokumen tertentu: cek dan bilyet giro, dokumen transaksi surat berharga, surat keterangan atau surat pernyataan dan sejenisnya, serta dokumen yang menyebut jumlah uang lebih dari Rp5 juta. Surat perjanjian tidak termasuk, jadi skema ini tidak menyelesaikan volume kontrak.

Yang bisa Anda lakukan:

1. Buat register. Catat dokumen mana yang sudah dikenai bea meterai, dengan nomor dokumen, tanggal, dan bukti pembubuhan.
2. Tunjuk penanggung jawab. Satu orang atau satu tim (biasanya legal atau finance) memegang pembelian e-Meterai dan pemeriksaan hasilnya.
3. Periksa per jenis dokumen. Buat tabel internal yang menyebut tiap jenis dokumen, apakah objek bea meterai, kapan terutang, dan siapa yang menanggung.
4. Pantau saldo. Pastikan stok e-Meterai cukup sebelum periode padat penandatanganan.

Kalau bea meterai terlewat atau kurang dibayar

Dokumen yang belum atau kurang dibayar bea meterainya bisa diperbaiki lewat pemeteraian kemudian. Anda membayar bea yang terutang ditambah sanksi administratif sebesar 100% dari bea tersebut, untuk dokumen yang terutang sejak 1 Januari 2021. Selain itu, kantor pajak dapat menerbitkan surat ketetapan pajak. Kewajiban bea meterai kedaluwarsa 5 tahun setelah terutang.

Dokumen yang dipakai sebagai alat bukti di pengadilan cukup membayar bea meterainya saja, tanpa sanksi 100%.

Soal keabsahan kontrak, UU Bea Meterai tidak menyatakan bahwa kontrak tanpa meterai menjadi batal. Menurut sumber sekunder, dampaknya ada pada penggunaannya sebagai alat bukti, dan sah tidaknya kontrak tetap mengikuti syarat umum perjanjian di Pasal 1320 KUHPerdata. Karena itu jangan menunda pemeteraian kemudian dengan alasan "kontraknya toh tetap sah". Sanksi 100% tetap berlaku.

Cara Obscura membantu

Di Obscura, e-Meterai dibubuhkan di rute yang sama dengan tanda tangan, melalui provider yang sudah dikonfigurasi lewat modul e-sign. Urutan review, tanda tangan, e-Meterai, dan penomoran diatur sekali di rute persetujuan, lalu setiap dokumen mengikuti rute itu. Saldo e-Meterai terlihat, ada peringatan sebelum kuota habis, dan serial yang gagal dicantumkan supaya bisa direkonsiliasi.

Riwayat setiap langkah dan tanda tangan tersimpan di dokumen yang sama sebagai audit trail, jadi Anda tidak perlu menyusunnya ulang dari email. Ketersediaan provider berbeda-beda, jadi kami mengonfirmasi provider, data yang dipertukarkan, dan kebutuhan jaringannya untuk deployment Anda. Detailnya ada di halaman alur tanda tangan dan e-Meterai dan kontrol dokumen.

Checklist singkat

• Daftar jenis dokumen perusahaan dan tandai mana yang objek bea meterai.
• Ingat bahwa batas Rp5.000.000 hanya untuk dokumen jenis kuitansi, bukan untuk kontrak.
• Cek apakah dokumen termasuk yang dikecualikan menurut Pasal 7.
• Tentukan siapa yang menanggung bea meterai dan tuangkan dalam klausul kontrak.
• Beli e-Meterai hanya dari distributor resmi dan bubuhkan lewat Sistem Meterai Elektronik.
• Bubuhkan e-Meterai saat penandatanganan selesai dan sediakan ruang agar tidak menumpuk di tanda tangan.
• Simpan register dan tunjuk penanggung jawab.
• Kalau ada yang terlewat, lakukan pemeteraian kemudian dan hitung sanksi 100%.
• Pastikan rujukan internal memakai PMK 78 Tahun 2024.