Manajemen dokumen untuk firma hukum dan tim legal perusahaan

Pekerjaan firma hukum dan tim legal perusahaan berputar di sekitar dokumen yang harus tepat: bunyi pasal, versi mana yang berlaku, dan siapa yang boleh membacanya. Halaman ini membahas masalah dokumen yang paling sering muncul di tim legal dan cara Obscura menanganinya, mulai dari template perjanjian standar sampai tanda tangan dengan pihak lawan.

Masalah dokumen yang dihadapi tim legal

Perjanjian jarang selesai pada tanda tangan pertama. Setelah itu datang addendum, surat pemberitahuan, bukti penerimaan, dan invoice, dan semuanya masuk lewat kotak email dan folder yang berbeda. Saat seseorang bertanya bunyi pasal mana yang sekarang berlaku, tim harus menyusun riwayat kontrak itu dengan tangan dulu sebelum bisa menjawab.

Masalah kedua ada pada naskah kerja. Draf bolak-balik lewat email, seseorang mengedit salinan yang sudah diunduh, dan PDF yang ditandatangani akhirnya tersimpan di folder bersama. Ketika reviewer atau klien bertanya salinan mana yang resmi, jawabannya sering bergantung pada ingatan orang.

Masalah ketiga adalah kerahasiaan. Berkas klien dan kontrak yang sedang dinegosiasikan tidak boleh terbuka untuk semua orang di kantor, apalagi lepas ke luar. Kalau satu salinan bocor, yang dicari tim adalah siapa yang memegangnya, dan salinan yang identik tidak memberi petunjuk apa pun.

Perjanjian standar juga memakan waktu. Banyak tim memulai dari kontrak terakhir yang bisa ditemukan, lalu mengganti nama pihak, tanggal, dan nilai satu per satu. Satu kolom yang terlewat bisa lolos sampai ke pihak lawan.

Empat alur kerja yang biasa dipakai

1. Dari template sampai tanda tangan dengan pihak lawan

Tim memilih template perjanjian yang sudah disetujui dari perpustakaan template bersama dan mengisi form singkat. Obscura membaca kolom isian langsung dari file template, jadi tidak ada daftar terpisah yang perlu dirawat. Dokumen hasilnya tampil di samping form, sehingga nama pihak, tanggal, dan nilai bisa dicek sebelum dokumen dibuat. Template juga menentukan folder, klasifikasi, jenis dokumen, dan pola judul, jadi dokumen baru langsung tersimpan di tempat yang benar.

Setelah naskah diedit, reviewer membandingkan dua versi dokumen beserta metadatanya sebelum menyetujui revisi. Dokumen lalu berjalan di rute approval yang Anda atur, dengan tenggat, delegasi, dan eskalasi, dan setiap keputusan tersimpan bersama catatannya. Pada tahap tanda tangan, pihak lawan dapat menandatangani sebagai satu langkah di rute tanpa perlu akun Obscura. Tanda tangan tersertifikasi dan e-Meterai berjalan lewat penyedia PSrE yang sudah terhubung. Tanpa penyedia, Obscura menandatangani dengan certificate authority internalnya sendiri, yang tidak bersertifikat PSrE.

Jenis tanda tangan mana yang cukup untuk dokumen tertentu adalah pertimbangan hukum yang perlu Anda buat sendiri. Dasarnya dibahas di panduan tanda tangan elektronik vs digital.

2. Addendum dan bunyi yang berlaku

Pada modul Contract & Project Intelligence, setiap perjanjian punya workspace berisi ketentuan, kewajiban, dan riwayat review-nya. Graf hubungan proyek menunjukkan addendum di samping perjanjian yang diubahnya, lengkap dengan proposal, order, dan dokumen penagihan di sekitarnya. Saat versi baru perjanjian menjadi versi terkini, Obscura membuka tugas review supaya seseorang memeriksa lagi ketentuan, para pihak, dan kewajibannya. Catatannya menunjukkan siapa yang menyelesaikan review itu dan kapan.

Kalau addendum mengubah ketentuan yang sudah ditinjau, Obscura menampilkan ketentuan lama di samping usulan penggantinya, dan periode sebelumnya tetap tersimpan. Setiap fakta yang diekstrak ditampilkan di samping kutipan sumbernya dan versi dokumen yang dibaca, jadi reviewer bisa mencocokkannya sebelum memakainya. Isi addendum dan cara menyusun register-nya dibahas di panduan addendum kontrak.

3. Kewajiban dan tenggat yang punya penanggung jawab

Ketentuan yang disarankan AI baru dianggap berlaku setelah seseorang di tim meninjaunya dan mencatat alasannya. Setelah sebuah kewajiban dikonfirmasi, Anda menentukan penanggung jawabnya dan berapa hari sebelumnya Obscura perlu mengingatkan orang itu. Dengan begitu, kewajiban yang masih terbuka dan review yang masih diperlukan selalu punya nama di sampingnya.

Ekstraksi ketentuan dengan AI memerlukan modul AI. Tim juga bisa memakai modul Contract & Project Intelligence secara manual, dengan informasi dan tautan yang mereka masukkan sendiri.

4. Bertanya pada kontrak, dan berbagi berkas ke luar

Dengan modul AI, tim bisa bertanya pada satu kontrak tentang ketentuannya. Jawaban diambil dari kontrak itu, sumber yang sudah ditinjau, temuan, dan dokumen proyek terhubung yang boleh dibaca penanyanya, lalu setiap jawaban mencantumkan sumbernya. Pertanyaan seperti ini juga bisa diajukan ke seluruh arsip, yang tetap hanya memakai dokumen yang boleh dibuka orang yang bertanya. AI bisa keliru, jadi bagian penting perlu dicek langsung ke dokumennya.

Untuk berbagi ke luar, Anda mengatur siapa yang boleh memakai link berbagi dan kapan link itu kedaluwarsa, dan Anda bisa mencabutnya saat kebutuhannya selesai. Dengan modul AI, Anda bisa mengaktifkan tanya jawab dokumen pada link tertentu, dengan jatah pertanyaan per link, dan setiap pertanyaan beserta jawabannya dicatat.

Kerahasiaan berkas klien

Akses ke setiap dokumen diatur menurut tanggung jawab: Anda menentukan siapa yang boleh melihat dan siapa yang boleh mengubah. Folder khusus anggota dan verifikasi tambahan sudah ada di inti Obscura. Untuk berkas yang paling sensitif, modul Secure Folder mengenkripsi folder terpilih dengan kunci tersendiri dan mencatat setiap dekripsi di audit trail. Audit log juga mencatat perubahan, keputusan, dan aktivitas pada tiap dokumen.

Pada preview aman, identitas pembaca tampil sebagai watermark yang terlihat. Salinan yang diunduh atau dibagikan bisa menerima tanda tak terlihat milik penerimanya lewat modul Watermarking, dan issuance ledger mencatat file, versi, dan penerimanya. Kalau gambar atau salinan yang bocor ditemukan, tim memeriksanya di console verifikasi untuk melihat penerima mana yang menerima salinan itu.

Pelacakan ini punya batas. Hasil paling baik datang dari file asli atau screenshot yang jelas dengan sedikitnya dua paragraf teks isi. Foto layar tidak didukung, dan hasil pada gambar yang sudah dikompresi ulang bergantung pada seberapa banyak teks yang tersisa. Watermark memberi petunjuk siapa yang menerima salinan, dan bukti itu tidak menggantikan penilaian Anda sendiri. Lebih lanjut ada di panduan watermark dokumen rahasia dan halaman watermarking.

Pada pengaturan AI, Anda memutuskan apakah AI dipakai sama sekali dan tempat modelnya berjalan. Administrator bisa mematikan AI untuk seluruh deployment, memakai model lokal, atau memakai penyedia yang sudah disetujui organisasi. Pencarian teks lengkap dan manajemen dokumen tetap berjalan tanpa AI. Detail keamanan lainnya ada di halaman keamanan.

Tempat Obscura dijalankan

Obscura Cloud dijalankan oleh Valid di Indonesia, dan setiap organisasi menjadi tenant yang terpisah. Obscura Private dan Enterprise berjalan di lingkungan cloud Anda sendiri, dengan AWS sebagai rekomendasi kami. Atas pengaturan khusus, keduanya juga bisa berjalan di server on-premise atau di jaringan tertutup. Modulnya sama di setiap edisi, jadi pilihannya menyangkut siapa yang menjalankan Obscura. Perbandingannya ada di halaman penerapan.

Mulai dari satu perjanjian

Bawa satu perjanjian yang sedang dikelola tim Anda beserta satu addendum-nya. Kami akan menelusurinya bersama di Obscura memakai contoh yang aman, lalu menyepakati apa yang perlu diuji dalam pilot. Untuk memulai, hubungi kami lewat halaman kontak.

Pelajari lebih lanjut: Contract & Project Intelligence dan Project Intelligence, template dokumen, approval dan tanda tangan, kontrol dokumen, serta daftar modul.