Manajemen dokumen proyek konstruksi: kontrak, addendum, berita acara, dan surat dalam satu peta proyek

Satu proyek konstruksi tidak pernah hanya berisi satu kontrak. Selama berbulan-bulan muncul addendum, berita acara, surat dari pemilik proyek, korespondensi dengan kontraktor dan konsultan, serta invoice dan laporan progres. Semuanya ditulis oleh orang yang berbeda. Halaman ini menjelaskan bagaimana Obscura menyatukan dokumen-dokumen itu per proyek, dan bagaimana persetujuan, tanda tangan, dan berbagi dengan pihak luar tetap terkendali.

Masalah dokumen di perusahaan proyek

Dokumen sebuah proyek tersebar di banyak tempat. Kontrak ada di folder tim legal, berita acara rapat di laptop site manager, surat dari pemilik proyek di inbox seseorang, dan invoice di sistem keuangan. Sebelum menjawab pertanyaan sederhana seperti "apa yang terakhir disepakati soal jadwal?", seseorang harus mengumpulkan semua itu dan menyusun hubungannya sendiri.

Masalah kedua adalah versi. Kontrak yang sudah beberapa kali diubah dengan addendum gampang membuat bingung: addendum mana yang sedang berlaku, dan apakah file yang beredar di email sudah yang terbaru. Di lapangan, orang sering bekerja dari salinan yang diunduh beberapa minggu lalu.

Masalah ketiga adalah surat. Proyek menghasilkan banyak surat masuk dan surat keluar, baik dengan pemilik proyek maupun dengan kontraktor, konsultan, dan pemasok. Nomor surat yang diketik manual dan disposisi di lembar kertas membuat sulit menjawab siapa yang sudah menindaklanjuti surat tertentu.

Terakhir, dokumen proyek harus berpindah ke pihak luar. Berita acara perlu ditandatangani pemilik proyek, dan laporan perlu dibaca konsultan atau mitra yang tidak punya akun di sistem Anda.

Alur kerja di Obscura

1. Menemukan semua dokumen satu proyek

Anda membuka sebuah proyek, dan Project Intelligence menampilkan semua dokumennya dalam satu peta. Proyek berada di sisi kiri, dan dokumen-dokumennya tersusun di sebelahnya. Setiap garis punya label yang menyatakan hubungan dua dokumen, misalnya "Berdasarkan", "Mengubah sebagian", "Bukti untuk", atau "Menagih untuk".

Peta ini dibangun dari tautan yang dibuat tim Anda sendiri. Kalau modul AI aktif, Anda juga bisa memilih beberapa dokumen contoh lalu menekan Cari hubungan, dan AI menyarankan dokumen terkait beserta kutipan yang mendukungnya. Saran itu menunggu di antrean review, dan tidak ada tautan yang tercatat sebelum seseorang di tim Anda menerimanya. Satu dokumen juga bisa dihubungkan ke lebih dari satu proyek tanpa disalin. Untuk mencari isi dokumen, pencarian Smart menemukan dokumen berdasarkan maknanya dalam bahasa Indonesia maupun Inggris.

2. Addendum dan versi yang berlaku

Ketika addendum diterima, tim legal atau proyek mengunggahnya dan menghubungkannya ke kontrak dengan label "Mengubah sebagian". Setiap unggahan menjadi versi baru, versi lama tetap bisa dilihat, dan dua versi bisa dibandingkan sebelum revisi disetujui. Di Contract Intelligence, Obscura membuka tugas review ketika versi baru sebuah perjanjian menjadi versi terkini, supaya seseorang memeriksa lagi ketentuan, para pihak, dan kewajibannya. Kalau addendum mengubah ketentuan yang sudah pernah direview, ketentuan lama ditampilkan berdampingan dengan penggantinya, dan periode sebelumnya tetap tercatat.

Cara menyusun addendum dan mencatat versi yang berlaku dibahas di panduan addendum kontrak.

3. Surat masuk dan surat keluar proyek

Surat dari pemilik proyek diregistrasi sebagai surat masuk dengan nomor agenda, lalu diteruskan ke jabatan yang bertanggung jawab lengkap dengan instruksi dan tenggat. Hasil scan surat dibuat bisa dicari dengan OCR saat didaftarkan. Untuk surat keluar, Anda memilih template, menulisnya di editor, dan mengirimkannya lewat route persetujuan. Setelah itu Obscura memberi nomor berikutnya sesuai skema Anda, dan nomor yang sudah terbit tidak bisa diubah. Surat masuk dan surat keluar berada dalam satu register yang bisa dicari lewat perihal, nomor, agenda, pengirim, atau teks hasil scan.

Dasar-dasarnya ada di panduan agenda surat masuk dan lembar disposisi dan format penomoran surat perusahaan.

4. Persetujuan dan tanda tangan dengan pihak luar

Berita acara atau dokumen lain yang perlu persetujuan mengikuti route yang Anda tetapkan per jabatan, dengan tenggat, delegasi, dan eskalasi. Tugas diberikan ke jabatan, sehingga pekerjaan tetap berjalan ketika orang berganti posisi di tengah proyek. Dengan modul e-sign, pihak di luar organisasi, misalnya wakil pemilik proyek, bisa menandatangani sebagai satu langkah di route tanpa membuat akun Obscura. Tanda tangan tersertifikasi dan e-Meterai berjalan lewat penyedia PSrE yang terhubung. Tanpa penyedia itu, Obscura menandatangani dengan certificate authority internalnya, yang tidak bersertifikat PSrE dan cocok untuk dokumen internal yang kebijakannya memperbolehkan.

5. Berbagi dengan mitra lewat link hanya-lihat

Konsultan atau subkontraktor sering perlu membaca satu dokumen tanpa menerima file aslinya. Anda membuat link berbagi dengan akses hanya lihat dan masa berlaku, dan penerima bisa diminta memasukkan kode sekali pakai yang dikirim ke email. Halaman preview menampilkan watermark terlihat berisi nama, email, dan waktu pembacanya. Link bisa dicabut kapan saja setelah kebutuhannya selesai. Kalau Anda memakai modul Watermarking, salinan yang diunduh atau dibagikan juga diberi tanda tak terlihat untuk penerimanya, dan kompatibilitasnya diuji pada dokumen Anda sendiri.

Keamanan dan kontrol

Setiap rekaman punya aturan akses sendiri, yaitu siapa yang boleh melihat dan siapa yang boleh mengubah. Akses ke sebuah proyek tidak otomatis membuka dokumen yang dibatasi, dan koneksi di peta proyek tidak memberi siapa pun akses ke dokumen yang memang tidak bisa dibukanya. AI hanya memakai dokumen yang boleh dibuka oleh orang yang bertanya, dan administrator bisa menjalankan model lokal, memakai penyedia yang sudah disetujui, atau mematikan AI untuk seluruh deployment.

Riwayat perubahan, keputusan, dan aktivitas tercatat di audit log pada tiap dokumen, jadi tidak perlu mengumpulkan bukti dari beberapa aplikasi saat ada pemeriksaan. Aturan retensi dan legal hold membantu menjaga arsip proyek sesuai kebijakan Anda, dan modul Secure Folder opsional menambah enkripsi pada folder dengan dokumen yang paling sensitif.

Tempat Obscura berjalan

Obscura Cloud dijalankan oleh Valid di Indonesia, dan setiap organisasi di dalamnya adalah tenant yang terpisah. Kalau dokumen proyek harus tetap di lingkungan Anda sendiri, Obscura Private dan Enterprise berjalan di cloud Anda, dan kami merekomendasikan AWS. Untuk kebutuhan khusus, keduanya juga bisa dijalankan di server on-premise atau jaringan tertutup lewat pengaturan khusus bersama kami. Modul yang tersedia sama di semua edisi.

Mulai dari satu proyek

Pilih satu proyek yang sedang berjalan, lalu kami telusuri bersama tim Anda dokumen-dokumennya di Obscura dengan contoh yang aman. Dari situ kita sepakati apa yang perlu diuji dalam pilot. Silakan hubungi kami.

Pelajari lebih lanjut: Project Intelligence, Contract Intelligence, persuratan, alur persetujuan dan tanda tangan, kolaborasi, serta kontrol dokumen. Untuk dasar-dasarnya, lihat panduan addendum kontrak, agenda surat masuk dan disposisi, dan penomoran surat.