Cara Membuat Tanda Tangan Digital di PDF supaya Bisa Dibuktikan dan Dicek Ulang

Cara paling umum menandatangani PDF adalah menempelkan gambar tanda tangan lalu mengirim filenya kembali. Cara itu cepat, tapi hasilnya sulit dibuktikan kalau suatu hari ada yang mempertanyakan siapa yang menandatangani atau apakah isinya sudah diubah. Panduan ini menjelaskan cara menandatangani PDF dengan tanda tangan elektronik yang sebenarnya, kapan Anda perlu versi tersertifikasi, dan cara mengecek PDF yang Anda terima.

Panduan ini adalah pendamping praktis untuk panduan tanda tangan elektronik vs digital. Dasar hukumnya dibahas lebih lengkap di sana, jadi panduan ini fokus pada langkah-langkahnya.

Catatan: Panduan ini berisi informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kontrak bernilai besar, dokumen yang rawan sengketa, atau aturan sektor tertentu, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.

Gambar tanda tangan dan tanda tangan elektronik itu berbeda

Dalam hukum Indonesia istilah yang dipakai adalah tanda tangan elektronik (TTE), sedangkan "tanda tangan digital" lebih sering dipakai sehari-hari untuk menyebut tanda tangan elektronik yang dibuat dengan kriptografi. Jadi kalau Anda mencari cara membuat tanda tangan digital di PDF, yang sebenarnya Anda butuhkan adalah tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat UU ITE.

UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan Pasal 11 ayat (1). Dua syarat yang paling relevan untuk urusan PDF adalah bahwa perubahan pada tanda tangan dan perubahan pada isi dokumen setelah penandatanganan harus bisa diketahui. Syarat lainnya menyangkut data pembuatan tanda tangan yang hanya terkait dengan penandatangan, cara mengidentifikasi penandatangan, dan cara menunjukkan bahwa ia menyetujui isinya.

Gambar tanda tangan yang ditempel ke PDF, baik hasil scan maupun coretan di layar, umumnya sulit memenuhi syarat itu. Siapa pun yang punya gambarnya bisa menempelkannya ke dokumen lain, dan isi PDF bisa diubah setelahnya tanpa ada yang terdeteksi. Ini penerapan syarat Pasal 11 pada kasus gambar, bukan larangan khusus dalam peraturan. Gambar tanda tangan tetap boleh tampil di halaman sebagai penanda visual, asalkan di belakangnya ada tanda tangan elektronik yang bisa diverifikasi.

Tersertifikasi atau tidak tersertifikasi

PP 71/2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi, dan perbedaannya terletak pada penggunaan sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) Indonesia. Keduanya bisa sah selama memenuhi syarat Pasal 11. Penjelasan peraturan tersebut menyebut bahwa jenis tanda tangan memengaruhi kekuatan nilai pembuktian, bukan otomatis menentukan sah atau tidaknya dokumen.

Tidak ada aturan umum yang mewajibkan TTE tersertifikasi untuk semua kontrak antar pihak swasta. PP 71/2019 hanya menyebut bahwa kementerian atau lembaga boleh mewajibkan sertifikat elektronik bagi penggunanya. Pilihannya biasanya bergantung pada risiko dokumen.

Dalam praktik, TTE tersertifikasi umumnya lebih mudah dibuktikan di pengadilan karena ada penerbit sertifikat yang dapat menjelaskan keabsahannya. TTE tidak tersertifikasi biasanya dibuktikan lewat pemeriksaan forensik dan dianggap lebih lemah. Dua hal ini adalah pandangan praktisi, bukan bunyi pasal.

Opsi 1: tanda tangan elektronik di aplikasi dengan audit trail

Opsi ini cocok untuk dokumen internal dan dokumen berisiko rendah. Kuncinya ada di aplikasinya, karena aplikasi itulah yang mencatat siapa yang menandatangani dan menjaga agar perubahan sesudahnya bisa diketahui.

1. Finalkan dokumennya dulu. Selesaikan review dan approval, lalu ubah dokumen ke PDF. Perubahan setelah ada tanda tangan akan terdeteksi saat verifikasi, jadi jangan menandatangani draft yang masih mungkin direvisi.
2. Upload PDF ke aplikasi tanda tangan yang dipakai perusahaan Anda. Pastikan aplikasinya menerapkan tanda tangan ke file itu sendiri, sehingga perubahan isi setelah penandatanganan bisa terdeteksi saat verifikasi.
3. Tentukan penandatangan dan urutannya. Tulis nama dan jabatan setiap penandatangan, dan atur siapa yang menandatangani lebih dulu kalau urutannya penting.
4. Penandatangan masuk dengan akunnya sendiri. Tanda tangan harus terkait hanya dengan orang itu, jadi jangan berbagi akun atau meminta orang lain menandatangani dengan akun atasan.
5. Penandatangan membaca dan menandatangani. Aplikasi yang baik mencatat waktu penandatanganan dan tindakan yang menunjukkan persetujuan.
6. Simpan PDF hasil tanda tangan beserta audit trail-nya. Audit trail adalah catatan siapa melakukan apa dan kapan. Simpan keduanya bersama file aslinya, karena catatan inilah yang akan Anda butuhkan kalau tanda tangan dipertanyakan.

Opsi 2: TTE tersertifikasi lewat PSrE yang diakui Komdigi

Opsi ini cocok untuk kontrak dan dokumen yang mungkin harus Anda buktikan di kemudian hari. TTE tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia dan dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.

1. Cek penyedianya di daftar resmi. PSrE Indonesia harus mendapat pengakuan dari Komdigi (dulu Kominfo), dan daftar PSrE yang diakui dipublikasikan di situs kementerian. Jangan hanya mengandalkan klaim di situs penyedia, karena daftar itu bisa berubah.
2. Setiap penandatangan mendapatkan sertifikatnya sendiri. Umumnya penyedia memverifikasi identitas penandatangan sebelum menerbitkan sertifikat elektronik. Ikuti proses yang ditetapkan penyedia yang Anda pilih.
3. Upload PDF final dan tentukan posisi tanda tangan. Sama seperti opsi 1, pastikan dokumen sudah final sebelum ada yang menandatangani.
4. Tanda tangani lewat layanan penyedia. Tanda tangan diterapkan ke file PDF dengan sertifikat milik penandatangan, dan setiap penandatangan berikutnya menambahkan tanda tangannya ke file yang sama.
5. Unduh dan cek hasilnya. Lakukan pengecekan di bagian berikutnya sebelum mengirim dokumen ke pihak lain.

Kalau penandatangan dari pihak lawan memakai penyedia lain, sepakati di awal bentuk tanda tangan yang diterima kedua pihak. Sebagai praktik yang disarankan, tambahkan juga klausul bahwa para pihak setuju menandatangani secara elektronik dan menganggapnya setara dengan tanda tangan basah.

Cara mengecek PDF yang sudah ditandatangani

Cek setiap PDF bertanda tangan yang Anda terima sebelum Anda menyimpannya sebagai dokumen final. Buka panel tanda tangan di pembaca PDF Anda, lalu perhatikan beberapa hal.

• Ada tanda tangan atau tidak. Kalau panel tanda tangan kosong padahal halaman menampilkan tanda tangan, yang ada di dokumen itu kemungkinan hanya gambar.
• Nama penandatangan. Pastikan nama yang tercatat sesuai dengan orang yang seharusnya menandatangani.
• Status perubahan dokumen. Panel biasanya menunjukkan apakah dokumen berubah setelah ditandatangani. Kalau ada peringatan bahwa dokumen diubah setelah penandatanganan, jangan pakai file itu dan minta salinan yang benar dari pengirimnya.
• Penerbit sertifikat. Untuk TTE tersertifikasi, cek bahwa penerbitnya adalah PSrE yang ada di daftar Komdigi. Beberapa pembaca PDF mungkin menampilkan status identitas yang belum terverifikasi kalau penerbit sertifikat tidak dikenali oleh aplikasinya, jadi baca rinciannya sebelum menyimpulkan bahwa tanda tangannya bermasalah.
• Waktu penandatanganan. Cocokkan waktunya dengan urutan yang Anda harapkan, misalnya tanda tangan direksi setelah approval selesai.

Verifikasi berjalan pada file elektroniknya, jadi simpan file PDF asli yang Anda terima. Salinan hasil cetak ulang atau hasil konversi ke format lain biasanya tidak membawa data tanda tangan yang bisa dicek ulang.

Menandatangani atas nama perusahaan

Tanda tangan elektronik membuktikan siapa yang menandatangani, tapi tidak membuktikan bahwa orang itu berwenang mewakili perusahaan. PP 71/2019 menyebut salah satu syarat kontrak elektronik adalah adanya pihak yang cakap atau berwenang mewakili, jadi kewenangan tetap perlu Anda cek.

• Cek dasar kewenangannya. Orang yang menandatangani atas nama perusahaan harus berwenang menurut anggaran dasar dan peraturan internal perusahaan. Kalau ia bertindak berdasarkan kuasa, simpan surat kuasanya bersama dokumen.
• Tulis nama dan jabatan. Cantumkan nama, jabatan, dan nama perusahaan di blok tanda tangan, supaya pembaca tahu ia menandatangani sebagai wakil perusahaan.
• Pakai sertifikat atas nama orangnya. Sertifikat dan akun tetap milik pribadi penandatangan, karena tanda tangan harus terkait hanya dengan dia.
• Minta hal yang sama dari pihak lawan. Untuk kontrak penting, minta informasi tentang dasar kewenangan penandatangan dari pihak lain.

Kalau dokumennya perlu e-Meterai

Bea meterai diatur terpisah dari keabsahan tanda tangan, dan tanda tangan elektronik termasuk dalam pengertian tanda tangan menurut UU Bea Meterai. Untuk surat perjanjian, bea meterai terutang pada saat dokumen ditandatangani. Surat perjanjian, surat pernyataan, dan surat sejenis termasuk objek bea meterai berapa pun nilainya. Batas nilai Rp5.000.000 hanya berlaku untuk dokumen yang menyebut penerimaan uang atau pelunasan utang.

e-Meterai dibubuhkan pada PDF melalui Sistem Meterai Elektronik. Gambar meterai yang ditempel manual ke PDF tidak dihitung sebagai pembayaran, sama seperti gambar tanda tangan tidak otomatis menjadi tanda tangan elektronik. Tidak ada aturan yang menetapkan urutan e-Meterai dan tanda tangan. Karena bea meterai terutang saat penandatanganan, praktik yang masuk akal adalah membubuhkan e-Meterai saat penandatanganan selesai, dengan ruang khusus supaya tidak menumpuk di atas tanda tangan. Rinciannya ada di panduan e-Meterai untuk dokumen perusahaan.

Checklist singkat

• Jangan mengandalkan gambar tanda tangan yang ditempel ke PDF.
• Putuskan per jenis dokumen apakah Anda perlu TTE tersertifikasi.
• Finalkan dokumen sebelum ada yang menandatangani.
• Pastikan setiap penandatangan memakai akun atau sertifikatnya sendiri.
• Untuk TTE tersertifikasi, cek PSrE-nya di daftar Komdigi.
• Cek panel tanda tangan setiap PDF yang Anda terima.
• Pastikan penandatangan berwenang mewakili perusahaan.
• Cek apakah dokumen perlu e-Meterai.
• Simpan PDF asli dan audit trail-nya bersama-sama.

Cara Obscura membantu

Di Obscura, approval dan penandatanganan berjalan dalam satu route yang Anda atur sekali, sehingga tahap tanda tangan baru berjalan setelah tahap approval di route itu selesai. Untuk tanda tangan tersertifikasi, penyedia PSrE yang sudah dikonfigurasi menerapkan tanda tangan lewat modul e-sign, dan e-Meterai dibubuhkan di route yang sama. Dengan modul e-sign, pihak luar juga bisa menandatangani sebagai satu langkah di route tanpa akun Obscura. Setelah itu, dokumen membawa audit trail tentang siapa yang memutuskan, siapa yang menandatangani, dan kapan. Rinciannya ada di halaman alur tanda tangan.