Contoh berita acara untuk rapat, pemeriksaan barang, serah terima, dan pemusnahan arsip

Berita acara adalah catatan tertulis tentang suatu kejadian atau tindakan yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat. Perusahaan memakainya untuk banyak keperluan, dan isinya berbeda menurut kejadian yang dicatat. Panduan ini memberi empat contoh singkat dengan placeholder dan cara memilih yang cocok untuk situasi Anda. Keempatnya adalah berita acara rapat, pemeriksaan barang, serah terima, dan pemusnahan arsip.

Perusahaan tidak punya satu format berita acara yang diwajibkan. Contoh di bawah ini adalah kerangka yang umum dipakai, jadi sesuaikan judul, bagian, dan tingkat detailnya dengan kebutuhan dan kebijakan internal Anda. Panduan ini tidak membahas berita acara dalam pengadaan pemerintah.

Bagian yang hampir selalu ada

Apa pun jenisnya, berita acara biasanya punya bagian yang sama. Contoh-contoh di bawah hanya mengganti isi di tengahnya.

• Judul dan nomor, supaya dokumen mudah dirujuk dan dicari.
• Hari, tanggal, dan tempat kejadian yang dicatat.
• Para pihak, berisi nama, jabatan, dan perusahaan setiap orang yang terlibat.
• Pokok kejadian, yaitu isi utama yang dicatat, misalnya keputusan rapat atau daftar barang.
• Pernyataan penutup, yaitu kalimat bahwa berita acara dibuat dengan sebenarnya dan jumlah rangkapnya.
• Tanda tangan, lengkap dengan nama jelas dan jabatan.

Mana yang cocok untuk situasi Anda

Kalau yang dicatat adalah pertemuan, pakai berita acara rapat. Kalau barang datang dan perlu dicocokkan dengan pesanan, pakai berita acara pemeriksaan barang. Kalau pekerjaan atau barang berpindah dari satu pihak ke pihak lain, pakai berita acara serah terima. Kalau arsip akan dimusnahkan, pakai berita acara pemusnahan arsip. Satu kejadian kadang membutuhkan dua jenis sekaligus, misalnya barang yang diperiksa lalu diserahterimakan ke unit pemakai.

Contoh 1: berita acara rapat

Berita acara rapat mencatat apa yang diputuskan dan siapa yang bertugas, bukan seluruh jalannya pembicaraan. Cocok untuk rapat yang keputusannya perlu dipegang bersama, misalnya rapat dengan mitra atau rapat kick-off proyek.

BERITA ACARA RAPAT [TOPIK RAPAT]
Nomor: [nomor]

Hari/tanggal : [hari, tanggal]
Waktu        : [jam mulai] - [jam selesai]
Tempat       : [lokasi atau tautan rapat]
Pimpinan     : [nama, jabatan]
Peserta      : [daftar nama, jabatan, perusahaan]

Acara rapat  : [agenda 1; agenda 2]

Keputusan:
1. [keputusan 1] - penanggung jawab [nama], batas waktu [tanggal]
2. [keputusan 2] - penanggung jawab [nama], batas waktu [tanggal]

Catatan lain: [hal yang belum diputuskan atau perlu rapat lanjutan]

Berita acara ini dibuat dengan sebenarnya.

[nama pimpinan rapat]               [nama pencatat]
[jabatan]                           [jabatan]

Contoh 2: berita acara pemeriksaan barang

Dokumen ini dibuat saat barang tiba atau diperiksa, dan membandingkan apa yang dipesan dengan apa yang benar-benar diterima.

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG
Nomor: [nomor]

Pada [hari, tanggal], di [lokasi gudang atau kantor], telah dilakukan
pemeriksaan barang kiriman [nama pemasok] berdasarkan
[nomor PO] dan [nomor surat jalan].

Pemeriksa : [nama, jabatan], [nama, jabatan]
Perwakilan pemasok : [nama, jabatan]

| No | Nama barang | Dipesan | Diterima | Kondisi | Keterangan |
|----|-------------|---------|----------|---------|------------|
| 1  | [barang]    | [jumlah]| [jumlah] | [baik / rusak / kurang] | [catatan] |
| 2  | [barang]    | [jumlah]| [jumlah] | [kondisi] | [catatan] |

Kesimpulan: [diterima seluruhnya / diterima sebagian / ditolak],
tindak lanjut [penggantian / retur / lainnya] paling lambat [tanggal].

[nama pemeriksa]       [nama perwakilan pemasok]
[jabatan]              [jabatan]

Contoh 3: berita acara serah terima

Berita acara serah terima (BAST) mencatat bahwa pekerjaan, barang, atau dokumen berpindah dari satu pihak ke pihak lain. Kerangka ringkasnya seperti ini, dan versi lengkap dengan penjelasan tiap bagian ada di panduan berita acara serah terima.

BERITA ACARA SERAH TERIMA [OBJEK]
Nomor: [nomor]

Hari/tanggal/tempat : [hari, tanggal, lokasi]
PIHAK PERTAMA (menyerahkan) : [nama, jabatan, perusahaan]
PIHAK KEDUA (menerima)      : [nama, jabatan, perusahaan]
Dasar               : [nomor dan tanggal kontrak / SPK / PO]

Objek yang diserahkan : [uraian, jumlah, spesifikasi]
Kondisi               : [baik dan lengkap / catatan kekurangan dan batas perbaikan]

[tanda tangan PIHAK PERTAMA]        [tanda tangan PIHAK KEDUA]

Contoh 4: berita acara pemusnahan arsip

Berita acara ini mencatat arsip apa yang dimusnahkan, atas dasar apa, dan oleh siapa. Panduan lama penyimpanan dokumen perusahaan menjelaskan bahwa setiap pemusnahan dicatat dalam berita acara dan bahwa pemusnahan ditahan selama ada sengketa atau pemeriksaan. Untuk arsip yang sudah dialihkan ke bentuk digital, urutan yang aman dibahas di panduan digitalisasi arsip perusahaan.

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Nomor: [nomor]

Pada [hari, tanggal], di [lokasi], telah dimusnahkan arsip milik
[nama perusahaan / unit] berdasarkan [keputusan pimpinan / jadwal retensi,
nomor dan tanggal].

| No | Jenis arsip | Periode | Jumlah | Lokasi simpan |
|----|-------------|---------|--------|---------------|
| 1  | [jenis]     | [tahun] | [boks] | [lokasi]      |

Cara pemusnahan : [dicacah / dibakar / dihapus permanen / lainnya]
Pelaksana       : [nama, jabatan]
Saksi           : [nama, jabatan]

Dinyatakan tidak ada sengketa atau pemeriksaan yang masih berjalan
atas arsip tersebut: [ya / tidak].

[nama pelaksana]                    [nama saksi]
[jabatan]                           [jabatan]

Daftar arsip yang dimusnahkan sebaiknya dilampirkan atau ditulis lengkap di dokumen ini, karena itulah satu-satunya catatan tentang apa yang sudah tidak ada lagi.

Tips menulis berita acara

Berita acara yang baik bisa dipahami orang yang tidak hadir saat kejadiannya. Beberapa kebiasaan membantu mencapai itu.

• Tulis fakta yang bisa dicek, seperti jumlah, nomor dokumen, dan tanggal, dan hindari kata yang bisa ditafsirkan berbeda seperti "kurang lebih" atau "sebagian besar".
• Satu berita acara untuk satu kejadian. Menggabungkan beberapa kejadian dalam satu dokumen mempersulit pencarian dan pembetulan.
• Sebutkan dokumen dasarnya dengan nomor dan tanggal, supaya pembaca bisa menelusuri asal-usulnya.
• Kalau ada yang belum selesai atau belum disepakati, tulis juga beserta penanggung jawab dan batas waktunya.
• Bacakan atau bagikan draf kepada semua pihak sebelum ditandatangani, karena koreksi setelah tanda tangan lebih repot daripada sebelumnya.

Tanda tangan, nomor, dan penyimpanan

Berita acara berlaku sebagai catatan internal dan pihak-pihak terkait, jadi tulis dengan hati-hati dan tandatangani oleh orang yang berwenang. Beri nomor menurut seri perusahaan, dengan kode jenis tersendiri seperti yang dicontohkan di panduan format penomoran surat perusahaan. Simpan file akhir bertanda tangan bersama dokumen dasarnya dan bukan di folder umum. Dokumen dasar itu bisa berupa kontrak, PO, notulen, atau jadwal retensi.

Kesalahan yang sering terjadi

• Judul dan isi tidak sejalan, misalnya berita acara rapat yang isinya sebenarnya serah terima.
• Tanggal, tempat, atau nomor dokumen dasar tidak dicantumkan.
• Daftar barang atau arsip tidak dilampirkan, sehingga cakupannya tidak jelas.
• Kondisi atau temuan ditulis umum, seperti "ada beberapa yang rusak".
• Ditandatangani oleh orang yang tidak hadir atau tidak berwenang.
• Tidak ada seri nomor, sehingga berita acara sulit dicari saat dibutuhkan.

Cara Obscura membantu

Template di Obscura menyimpan dokumen berulang seperti kontrak, surat keputusan, proposal, dan notulen dalam satu pustaka bersama. Anda bisa membuat satu template untuk tiap jenis berita acara. Template menghasilkan formulir untuk isiannya, dan Anda memeriksa hasilnya sebelum dokumen dibuat. Folder tujuan, klasifikasi, dan jenis dokumen ditetapkan di template, jadi setiap berita acara baru langsung masuk ke tempat yang sama.

Untuk pemusnahan arsip, aturan retensi dan legal hold di Obscura mendukung kebijakan arsip Anda, sedangkan keputusan akhir tetap ada di tangan orang yang berwenang. Detail template ada di halaman Template, dan penomoran serta persetujuan surat ada di halaman Persuratan dan Kontrol dokumen.