Berita acara serah terima (BAST): bagian, contoh, dan cara menyimpannya

Berita acara serah terima, yang biasa disingkat BAST, adalah dokumen yang mencatat bahwa sesuatu sudah berpindah dari satu pihak ke pihak lain pada waktu tertentu. Isinya bisa pekerjaan yang selesai, barang, dokumen, atau akses sistem. Panduan ini menjelaskan bagian-bagian BAST dan memberi contoh dengan placeholder yang bisa Anda sesuaikan. Setelah itu kami membahas penomoran, tanda tangan, dan cara menyimpannya.

Perusahaan tidak punya satu format BAST yang diwajibkan. Bagian dan contoh di bawah ini adalah praktik yang umum dipakai, jadi Anda bebas menyesuaikannya dengan kebutuhan kontrak dan kebijakan internal. Serah terima dalam pengadaan pemerintah mengikuti ketentuannya sendiri dan tidak dibahas di sini.

Kapan BAST dipakai

BAST biasanya dibuat pada saat tanggung jawab berpindah. Beberapa situasi yang umum:

• Pekerjaan proyek selesai dan diserahkan kepada pemberi kerja, misalnya hasil konstruksi, pengembangan aplikasi, atau jasa konsultasi.
• Barang diserahkan dari pemasok ke pembeli, atau dari satu unit ke unit lain di dalam perusahaan.
• Karyawan yang pindah atau berhenti menyerahkan aset, dokumen, dan akses kepada penggantinya.
• Dokumen atau arsip dipindahkan dari satu unit ke unit lain, atau ke pihak ketiga yang menyimpannya.

Dalam semua situasi itu, BAST menjawab pertanyaan yang sama: apa yang diserahkan, kapan, dalam kondisi apa, dan siapa yang menerimanya. Pertanyaan ini sering muncul kembali berbulan-bulan kemudian, misalnya saat pembayaran termin terakhir ditagih atau saat ada barang yang dipersoalkan.

BAST dan dokumen pengiriman lainnya

BAST tidak menggantikan surat jalan atau faktur, karena masing-masing mencatat hal yang berbeda. Surat jalan mencatat barang yang dikirim, faktur mencatat tagihannya, dan BAST mencatat bahwa penerima sudah menerima objeknya beserta kondisinya. Karena itu BAST sering dirujuk oleh dokumen lain, misalnya sebagai syarat penagihan termin terakhir dalam kontrak. Apakah BAST diperlukan untuk penagihan ditentukan oleh kontrak Anda sendiri.

Bagian-bagian BAST

Susunan berikut cukup untuk sebagian besar BAST.

Bagian kondisi paling sering diabaikan padahal paling berguna. Kalau ada kekurangan kecil yang diterima dengan syarat diperbaiki, tuliskan di sini apa kekurangannya dan tanggal batas perbaikannya, supaya tidak ada perdebatan di kemudian hari.

Contoh BAST

Ini contoh kerangka BAST dengan placeholder dalam kurung siku. Contoh ini hanya ilustrasi dan bukan file yang bisa diunduh, jadi salin strukturnya lalu sesuaikan dengan kontrak Anda.

BERITA ACARA SERAH TERIMA [JUDUL PEKERJAAN ATAU BARANG]
Nomor: [nomor BAST]

Pada hari ini, [hari], tanggal [tanggal] bulan [bulan] tahun [tahun],
bertempat di [lokasi], kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. [Nama], [jabatan] pada [nama perusahaan], berkedudukan di [alamat],
   bertindak untuk dan atas nama perusahaan tersebut berdasarkan
   [dasar kewenangan], selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2. [Nama], [jabatan] pada [nama perusahaan], berkedudukan di [alamat],
   bertindak untuk dan atas nama perusahaan tersebut berdasarkan
   [dasar kewenangan], selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Dasar serah terima: [nomor dan tanggal kontrak / SPK / PO].

PIHAK PERTAMA menyerahkan kepada PIHAK KEDUA, dan PIHAK KEDUA
menerima dari PIHAK PERTAMA, hal-hal berikut:
   a. [uraian objek 1, jumlah, spesifikasi]
   b. [uraian objek 2, jumlah, spesifikasi]

Kondisi saat diserahkan:
   [baik dan lengkap / catatan kekurangan beserta batas waktu perbaikan]

Lampiran: [daftar lampiran, atau "tidak ada"]

Demikian berita acara ini dibuat rangkap [jumlah] dan ditandatangani
oleh kedua belah pihak pada tanggal tersebut di atas.

PIHAK PERTAMA                       PIHAK KEDUA
[nama jelas]                        [nama jelas]
[jabatan]                           [jabatan]

Saksi (kalau ada): [nama, jabatan]

Contoh berita acara untuk rapat, pemeriksaan barang, dan pemusnahan arsip ada di contoh berita acara.

Alur menyiapkan sampai menyimpan BAST

1. Siapkan. Pihak yang menyerahkan menyusun draf dari template, mengisi data kontrak, objek, dan lampiran.
2. Periksa. Kedua pihak mencocokkan isi BAST dengan kondisi sebenarnya di lapangan atau di gudang. Kekurangan dicatat sebelum ada yang menandatangani.
3. Tanda tangan kedua pihak. Penandatangan adalah orang yang berwenang mewakili masing-masing perusahaan.
4. Beri nomor. BAST mendapat nomor menurut seri yang sudah ditetapkan.
5. Arsipkan di samping kontrak. Salinan akhir disimpan di folder yang sama dengan kontrak atau proyeknya.

Urutan nomor dan tanda tangan bisa ditukar sesuai kebiasaan perusahaan. Yang penting, nomor sudah tercantum di dokumen yang ditandatangani, dan semua orang memakai urutan yang sama.

Penomoran BAST

BAST sebaiknya punya nomor seperti surat lainnya, supaya mudah dirujuk dari faktur, laporan, atau kontrak. Ada dua pilihan yang umum. Pilihan pertama adalah memakai seri surat perusahaan dengan kode jenis tersendiri, misalnya 014/BAST/PRJ/X/2026. Pilihan kedua adalah seri khusus BAST per proyek, misalnya BAST-001/PRJ-ALFA/2026. Komponen nomor, urutan penulisan, dan cara menangani nomor batal dibahas di panduan format penomoran surat perusahaan.

Tanda tangan dan salinan

Setiap pihak biasanya memegang satu salinan bertanda tangan asli. Jumlah rangkap ditulis di kalimat penutup, dan perusahaan bisa menambah satu rangkap untuk arsip internal. Tanda tangan boleh basah atau elektronik, selama kedua pihak sepakat dan kebijakan perusahaan Anda mengizinkannya. Perbedaan tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital dijelaskan di panduan tanda tangan elektronik vs digital, sedangkan langkah menandatangani PDF ada di panduan cara tanda tangan digital di PDF.

Kalau BAST ditandatangani oleh wakil perusahaan, pastikan orangnya memang berwenang. Cantumkan dasar kewenangannya di bagian para pihak, misalnya surat kuasa atau akta perusahaan.

Menyimpan BAST di samping kontrak

BAST adalah dokumen pendukung kontrak, jadi tempatnya di samping kontrak dan addendum-nya, bukan di folder surat umum. Beberapa kebiasaan yang membantu:

• Simpan file bertanda tangan dalam format PDF, dengan nama yang memuat nomor BAST dan nama proyek.
• Simpan lampiran, seperti foto dan daftar barang, dalam folder yang sama dengan BAST.
• Catat nomor BAST di register proyek atau di catatan kontrak, supaya terlihat bahwa kewajiban penyerahan sudah dipenuhi.
• Kalau kontrak berubah lewat addendum, rujuk dokumen yang berlaku saat serah terima. Cara menjaganya ada di panduan addendum kontrak.
• Ikuti jadwal retensi perusahaan untuk menentukan berapa lama BAST disimpan. Pembahasan umumnya ada di panduan lama penyimpanan dokumen perusahaan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Objek diuraikan terlalu umum, misalnya "pekerjaan sesuai kontrak", sehingga tidak jelas apa yang sebenarnya diserahkan.
• Bagian kondisi dikosongkan, padahal ada kekurangan yang disepakati untuk diperbaiki.
• Nomor kontrak atau tanggalnya tidak dicantumkan, sehingga BAST sulit dikaitkan dengan dokumen dasarnya.
• Ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang mewakili perusahaan.
• Lampiran disebut di badan dokumen tetapi tidak ikut disimpan.
• File akhir disimpan di laptop penyusunnya dan tidak pernah masuk ke folder kontrak.

Cara Obscura membantu

Template di Obscura bisa dipakai untuk menyusun BAST dari kerangka yang sama setiap kali. Template menghasilkan formulir untuk isian seperti nomor kontrak, pihak, dan objek, dan Anda bisa memeriksa hasilnya sebelum dokumen dibuat. Folder tujuan dan klasifikasi juga bisa ditetapkan di template, jadi dokumen baru langsung masuk ke tempat yang benar.

Untuk persetujuan dan tanda tangan, dokumen mengikuti rute approval per jabatan yang Anda tetapkan. Pihak luar, misalnya perwakilan pemberi kerja, bisa menandatangani sebagai salah satu langkah tanpa membuat akun Obscura. Penandatanganan tersertifikasi berjalan lewat penyedia PSrE yang terhubung. Tanpa penyedia itu, Obscura memakai certificate authority internalnya, yang bukan PSrE tersertifikasi.

Untuk penomoran, modul Persuratan bisa memberi nomor resmi pada dokumen yang sudah ada, dan nomor yang sudah terbit tidak bisa diubah. Pada proyek, BAST bisa dihubungkan ke kontraknya di peta proyek dengan label seperti Evidence for, sehingga kontrak dan bukti serah terimanya terlihat bersama. Detailnya ada di halaman Persuratan, Template, dan dokumen proyek konstruksi.